Taktiky a nástroje na podporu vzdialených pracovníkov a flexibilných pracovných usporiadaní

Vďaka digitálnemu veku je možné pracovať na diaľku. Takmer každý to zažil počas pandémie, ale mnohé spoločnosti sa rozhodli využiť prácu na diaľku, aj keď to nie je úplne nevyhnutné. Môže to zamestnancom ponúknuť mnoho výhod a dokonca zvýšiť ich výkon. Avšak, prosperovať na diaľku je možné len vtedy, ak ich dokážete správne pripraviť a stanoviť jasné ciele a očakávania.

Stanovte jasné ciele

Jedným z najdôležitejších pravidiel práce na diaľku je dobre riadiť svojich ľudí. Zamestnanci by mali mať istotu o úlohách, ktoré je potrebné dokončiť, a mať jasné pokyny. Nenechajte svojich zamestnancov strácať čas zisťovaním, čo robiť. Zmätok a neistota sú významné riziká pri práci na diaľku, ale môžete ich ľahko eliminovať správnym riadením.

Dajte zamestnancom jasné úlohy a povedzte im svoje očakávania, aby sa každý mohol plne a sebavedome sústrediť na svoje ciele.

Nestrácajte spojenie

Ľudia potrebujú komunikovať, aj keď pracujú na diaľku. Fyzická prítomnosť v kancelárii vám môže pomôcť získať prístup k určitým ľuďom alebo získať pomoc, keď je to potrebné. S vhodnými prípravami môžete toto efektívne replikovať prostredníctvom online chatov, hlasových hovorov alebo videohovorov. Ľudia budú mať možnosť kontaktovať sa navzájom, keď to bude potrebné, takmer okamžite.

Časté stretnutia sú tiež nevyhnutné. Samozrejme, osobné stretnutie je najefektívnejší spôsob, ako dôkladne prediskutovať ďalšie kroky a dať každému fyzické spojenie. Stretnutia však môžu byť uskutočnené aj online prostredníctvom určitých aplikácií, ako sú Skype alebo Zoom. Môžete tiež nechať zamestnancov zúčastniť sa na virtuálnych spoločenských aktivitách, ako sú obedy a učenia, prestávky na kávu, online cvičebné hodiny a šťastné hodiny. Uistite sa, že sú pravidelné, pretože nechcete, aby vaši zamestnanci stratili spojenie s vašou spoločnosťou.

Správne školenie

Pred využitím práce na diaľku musíte zabezpečiť, aby boli ľudia dobre vyškolení vo svojej práci a v riadení práce na diaľku. Rozhodnite sa o svojej metóde školenia a získajte všetky potrebné veci, ako je dobré wi-fi, poskytnite softvér na videohovory atď.

Dajte svojim zamestnancom potrebné vybavenie a nechajte ich naučiť sa ho používať. Potom stanovte, akým spôsobom chcete komunikovať a ako integrovať dokončenú prácu.

Umožnite flexibilitu

Jednou z najväčších výhod práce na diaľku je flexibilita. Stanovte termíny a očakávania a nechajte svojich zamestnancov rozhodnúť o svojich pracovných hodinách. To umožňuje ľuďom sústrediť sa na ďalšie dôležité veci v živote, ako je výchova detí alebo starostlivosť o starších. Môže to tiež prispieť k lepšej rovnováhe medzi životom a prácou. Podľa prieskumu spoločnosti Cisco 78% respondentov uviedlo, že práca na diaľku a hybridná práca zlepšili ich celkovú pohodu.

Mnoho ľudí má tendenciu byť produktívnejší v určitých časoch, čo nemusí nutne byť typický pracovný deň. To im umožní sústrediť sa na prácu, keď sú najproduktívnejší.

Stanovte jasné termíny alebo synchronizačné hodiny a dôverujte svojim zamestnancom, že vytvoria čo najefektívnejší harmonogram.

Monitorovanie pokroku

Je kľúčové sledovať pokrok a hodnotiť efektívnosť. Musíte sa uistiť, že ľudia môžu robiť to najlepšie a majú príležitosť sa zlepšiť.

Keď sa to správne riadi, pracovníci na diaľku sú 35-40% produktívnejší ako ich kolegovia v kancelárii.

Tu prichádza vhod dobrý softvér.

Využívajte správny softvér

Či už ide o nástroj na správu úloh, ktorý umožní vašim zamestnancom sledovať ich harmonogramy, alebo o cloud, kde môžu nahrávať dáta, je veľmi dôležité mať dobrý softvér pre prácu na diaľku. Udrží vás v lepšom kontakte, zabezpečí, že úlohy sú vykonávané, sleduje pokrok, dostáva notifikácie a zdieľa aktualizácie.

Nájdite vhodný softvér na sledovanie času, ktorý vám pomôže sledovať pokrok a monitorovať všetky akcie, a nepremeškáte nič. Aj keď vaši zamestnanci pracujú inde, uvidíte, kto pracuje, ako úlohy postupujú, či sú nejaké problémy atď. Softvér vám pošle notifikácie v reálnom čase, poskytujúc vám všetky informácie, akoby vaši zamestnanci boli vedľa vás.

Samozrejme, je tiež dôležité nechať svojich zamestnancov zvyknúť si na softvér predtým, ako ho začnú používať na diaľku, a podniknúť všetky dôležité kroky na ochranu seba pred útokmi ransomware, DDoS útokmi, malvérom, špionážnym softvérom a inými typmi narušení.

Unikátne spolupráce

S prácou na diaľku nezáleží na lokalite. Jediné, čo potrebujete, je komunikačné zariadenie. Spolupracujte s ľuďmi z celého sveta a vytvárajte unikátne tímy. S prácou na diaľku môžete dosiahnuť veci, ktoré by inak neboli možné. Mnohí pracovníci, ktorí predtým zažívali predsudky a vysoké prekážky pri vstupe na pracovisko, majú možnosť prístupu k novým príležitostiam.

Stačí len adekvátne riadenie a softvér, ktorý vám pomôže udržať dobrú prácu.