Ako sledovať fakturovateľné hodiny – Krok za krokom

Presné sledovanie fakturovateľných hodín je nevyhnutné pre freelancerov a malé podniky. Či už prevádzkujete vlastný systém sledovania času alebo používate jeden z rôznych nástrojov dostupných online, tento sprievodca pokrýva všetko, čo potrebujete vedieť o začiatkoch sledovania času pre fakturovateľné hodiny. Od nastavenia záznamu až po fakturáciu, tu je to, čo potrebujete vedieť a ešte viac.

Nastavenie systému zaznamenávania času

Predtým, než začnete sledovať fakturovateľné hodiny, by ste sa mali dobre pripraviť. Táto sekcia vás prevedie základnými krokmi, ktoré treba vykonať pred začiatkom sledovania vášho času.

Definujte fakturovateľné činnosti

Aby ste mohli presne sledovať svoje fakturovateľné hodiny, musíte rozlíšiť fakturovateľné a nefakturovateľné činnosti. Napríklad, môžete fakturovať klientom za stretnutia s klientmi, projektový manažment alebo výskum, zatiaľ čo administratívne úlohy ako odpovedanie na e-maily alebo archivácia nemusia byť fakturovateľné.

Typické fakturovateľné činnosti zahŕňajú:

1. Stretnutia s klientmi: To môže zahŕňať osobné stretnutia, telefonáty, videohovory a e-mailovú korešpondenciu.
2. Projektová práca: To zahŕňa úlohy priamo súvisiace s konkrétnym projektom, ako je výskum, dizajn, vývoj a testovanie.
3. Projektový manažment: To zahŕňa úlohy ako vytváranie projektových plánov, sledovanie pokroku a komunikáciu so zainteresovanými stranami.
4. Služobné cesty: To môže zahŕňať cestovanie na miesto klienta na stretnutie alebo cestovanie na konferenciu alebo veľtrh, aby ste reprezentovali klienta alebo podnik. Keď je cestovanie fakturovateľné, čas strávený cestovaním, ako aj akékoľvek súvisiace výdavky, ako je doprava, ubytovanie a strava, môžu byť zahrnuté do faktúry klienta.
5. Administratívne úlohy: Niektoré administratívne úlohy môžu byť fakturovateľné, ako je prehliadanie právnych dokumentov, príprava správ alebo prehliadanie rozpočtov.

Majte na pamäti, že fakturovateľné činnosti sa môžu líšiť v závislosti od vášho odvetvia, klientov a podmienok zmluvy. Je dôležité definovať fakturovateľné činnosti špecifické pre vašu prácu.

Identifikujte kapacitu fakturovateľných hodín

Je nevyhnutné stanoviť si cieľ pre počet fakturovateľných hodín, ktoré chcete dosiahnuť v rámci určitého obdobia, ako je mesiac alebo štvrťrok. To vám pomôže zostať na správnej ceste a merať váš pokrok. Zvážte faktory ako vaša pracovná záťaž a počet klientov, ktorých máte.

Podľa správy citujúcej nový prieskum 170 právnických firiem spoločnosťou Thomson Reuters, fakturovateľné hodiny amerických právnikov klesli na najnižšiu úroveň za desaťročia, keď sa dopyt po poradenských službách znížil. Vyhodnotením vášho pracovného toku a služieb môžete získať lepšiu predstavu o tom, ako posunúť vašu spoločnosť vpred.

Prvým krokom je určiť celkovú kapacitu fakturovateľných hodín zamestnancov. Je to kľúčová úloha pre manažérov, ktorí sú zodpovední za riadenie zdrojov a zabezpečenie, že projekty budú dokončené včas a v rámci rozpočtu. Pochopením kapacity fakturovateľných hodín každého zamestnanca môžu manažéri robiť informované rozhodnutia o časových harmonogramoch projektov, úrovniach zamestnanosti a prideľovaní zdrojov.

Na identifikáciu kapacity fakturovateľných hodín zamestnancov musia manažéri zohľadniť celý rad faktorov, vrátane úrovne skúseností zamestnanca, zručností a efektívnosti. Je tiež dôležité zvážiť akékoľvek nefakturovateľné činnosti alebo záväzky, ktoré môžu zamestnanci mať, ako je školenie, administratívne úlohy alebo stretnutia.

Plánovaním fakturovateľných hodín môžete tiež odhadnúť ziskovosť vášho podnikania alebo projektov. Napríklad miera využitia poradenských firiem bez riadneho plánovania je medzi 71 a 78%. Tieto informácie vám môžu pomôcť robiť informovanejšie rozhodnutia o tom, ako prideliť svoj čas a zdroje. Môže vám tiež pomôcť identifikovať oblasti, kde možno budete musieť upraviť svoje ceny alebo procesy na zlepšenie ziskovosti. Je dokázané, že časové záznamy povzbudzujú ľudí, aby minimalizovali čas strávený na nefakturovateľných hodinách.

Vyberte si metódu sledovania času

Existuje mnoho spôsobov, ako sledovať svoje fakturovateľné hodiny, vrátane manuálnych metód, ako sú papierové časové záznamy alebo digitálne nástroje, ako sú aplikácie na sledovanie času. Vyberte si metódu, ktorá vyhovuje vášmu pracovného toku a uľahčuje presné zaznamenávanie vášho času.

Pokiaľ ide o sledovanie fakturovateľných hodín, existuje niekoľko metód sledovania času, z ktorých si môžete vybrať, a metóda, ktorú si vyberiete, bude závisieť od vašich osobných preferencií a štýlu práce. Môžete si vybrať medzi manuálnymi metódami, ako je používanie papierového časového záznamu, alebo digitálnymi nástrojmi, ako sú aplikácie na sledovanie času alebo softvér, ktorý automaticky zaznamenáva činnosti. Nech už si vyberiete akúkoľvek metódu, uistite sa, že vyhovuje vášmu pracovného toku. Je tiež dôležité zabezpečiť, aby metóda, ktorú si vyberiete, umožňovala zaznamenávať všetky potrebné informácie potrebné na presné fakturovanie vašich klientov.

Najpopulárnejšie metódy sú:

1. Aplikácie/softvér na sledovanie času: Tieto digitálne nástroje automaticky sledujú váš čas a často majú funkcie, ako je správa projektov a klientov, fakturácia a reportovanie.
2. Manuálne časové záznamy: Môžu byť papierové alebo digitálne a vyžadujú, aby ste zaznamenali svoje začiatky a konce časov spolu s krátkym popisom činnosti.
3. Časovače: Môžu to byť samostatné zariadenia, aplikácie alebo softvér, ktoré vám umožňujú manuálne sledovať váš čas a môžu byť užitočné na sledovanie času na cestách.
4. Sledovače činností: Tieto automaticky sledujú vašu činnosť a môžu byť užitočné, ak pracujete celý deň na počítači.
5. Softvér na riadenie projektov: Mnoho nástrojov na riadenie projektov, ako sú Asana alebo Trello, má vstavané funkcie sledovania času.

Nakoniec, najlepšia metóda pre vás bude závisieť od vašich osobných preferencií a štýlu práce, ako aj od potrieb vašich klientov a podnikania.

Nastavte systém sledovania času

Keď ste si vybrali metódu sledovania času, nastavte systém, ktorý budete používať na zaznamenávanie svojich fakturovateľných hodín. To môže zahŕňať vytvorenie účtu s aplikáciou na sledovanie času alebo nastavenie tabuľky na zaznamenávanie vášho času. Uistite sa, že zahrniete polia ako činnosť, meno klienta, dátum, čas začiatku, čas konca a celkový čas strávený na činnosti.

Manažéri by mali vypracovať jasný súbor pokynov a politík, ako by mali zamestnanci používať systém. To by malo zahŕňať podrobnosti o tom, ako zaznamenávať čas, ako kategorizovať fakturovateľné a nefakturovateľné hodiny a ako nahlásiť akékoľvek problémy alebo chyby so systémom.

Začlenenie zamestnancov je tiež dôležitou súčasťou nastavenia systému sledovania času. Noví zamestnanci by mali dostať školenie o tom, ako používať systém, ako aj informácie o politikách a očakávaniach organizácie týkajúcich sa sledovania času. To môže pomôcť zabezpečiť, že všetci zamestnanci používajú systém konzistentne a presne.

Nasledujú niektoré prvky, ktoré by mali byť zahrnuté v pokynoch na sledovanie času:

1. Účel sledovania času: Vysvetlite, prečo je sledovanie času dôležité pre organizáciu, vrátane toho, ako pomáha zlepšovať efektívnosť, monitorovať pokrok projektov a zabezpečiť presné fakturovanie a fakturáciu.
2. Systém sledovania času: Poskytnite prehľad o systéme sledovania času, ktorý sa používa, vrátane toho, ako k nemu pristupovať, ako zaznamenávať čas a ako kategorizovať fakturovateľné a nefakturovateľné hodiny.
3. Politiky sledovania času: Podrobne opíšte politiky a postupy pre používanie systému sledovania času, vrátane termínov na predkladanie časových záznamov, ako nahlásiť chyby alebo nezrovnalosti a dôsledky za nedodržanie postupov sledovania času.
4. Fakturovateľné a nefakturovateľné činnosti: Uveďte, ktoré činnosti sa považujú za fakturovateľné a nefakturovateľné, vrátane akýchkoľvek špecifických požiadaviek alebo obmedzení pre rôzne typy projektov.
5. Sledovanie času pre prácu na diaľku: Ak organizácia umožňuje prácu na diaľku, poskytnite pokyny, ako zaznamenávať čas pre činnosti na diaľku, ako sú online stretnutia alebo virtuálna spolupráca.
6. Školenie a podpora: Podrobne opíšte akékoľvek školenie alebo podporu, ktorá bude poskytnutá zamestnancom, aby im pomohla efektívne používať systém sledovania času, vrátane používateľských príručiek, školení alebo online tutoriálov.
7. Ochrana súkromia a dôvernosti: Zahrňte informácie o tom, ako bude systém sledovania času používaný a uložený, vrátane akýchkoľvek opatrení na ochranu súkromia alebo dôvernosti, ktoré budú implementované na ochranu údajov zamestnancov.

Zahrnutím týchto prvkov do pokynov na sledovanie času organizácie môžu zabezpečiť, že zamestnanci rozumejú, ako efektívne používať systém sledovania času, a že časové záznamy sú presné a konzistentné v celej organizácii.

Zaznamenajte všetky fakturovateľné hodiny

Keď je systém sledovania času nastavený a zamestnanci sú vyškolení, ako ho používať, ďalším krokom je začať zaznamenávať fakturovateľné hodiny. Zaznamenávanie fakturovateľných hodín zahŕňa presné sledovanie času stráveného na fakturovateľných činnostiach, správne kategorizovanie týchto hodín a včasné predkladanie časových záznamov.

To pomôže udržať všetko presné a zabrániť nepresným hodinám, a tiež vám pomôže lepšie vyhodnotiť čas potrebný na dokončenie úloh. Zrejme 62 percent vysoko zarábajúcich jednotlivcov v Amerike (ktorých definujú ako horných 6% zarábajúcich) pracuje 50 hodín alebo viac týždenne; 35 percent pracuje 60 hodín alebo viac týždenne. Avšak väčšina z tohto času je strávená zbytočne. Správne sledovanie času vám môže pomôcť efektívnejšie využívať čas, čím sa znižuje plytvanie hodinami.

Zaveďte rutinu

Aby ste efektívne sledovali fakturovateľné hodiny, je dôležité zaviesť rutinu pre zaznamenávanie času. To môže zahŕňať vyhradenie času každý deň alebo týždeň na zaznamenávanie času alebo začlenenie sledovania času do denných pracovných rutín. Zavedením rutiny pre sledovanie času môžu zamestnanci pomôcť zabezpečiť, že nezabudnú zaznamenať hodiny alebo nevynechajú žiadne fakturovateľné činnosti.

Je dôležité informovať svojich zamestnancov o dôležitosti správneho sledovania času a softvér na sledovanie času môže byť veľkou pomocou pri zavádzaní tejto rutiny. Pri prieskume 500 pracovníkov v roku 2015 firma vypočítala, že každý človek stratil 50 000 dolárov ročne na príjmoch kvôli nedostatočnému sledovaniu e-mailov s klientmi a inými. Celkovo "takmer 40% respondentov uviedlo, že nikdy nesledujú čas strávený čítaním a odpovedaním na e-maily," pričom iba 33% respondentov uviedlo, že to "vždy" alebo "často" robia.

Spustite časovač

Keď začínate fakturovateľnú činnosť, zamestnanci by mali spustiť časovač v systéme sledovania času. To môže pomôcť zabezpečiť, že všetky fakturovateľné hodiny sú presne zaznamenané a že žiadny čas nie je vynechaný. Zamestnanci by mali tiež zabezpečiť, že vyberú správny projekt alebo klienta pre fakturovateľnú činnosť, aby sa zabezpečilo, že čas je správne pridelený.

Poznámky k fakturovateľným činnostiam

Ako zamestnanci pracujú na fakturovateľných činnostiach, mali by si robiť poznámky o tom, na čom pracujú, aké míľniky dosiahli a aké problémy alebo výzvy sa vyskytli. To môže pomôcť poskytnúť ďalší kontext pre fakturovateľné hodiny a uľahčiť presné kategorizovanie záznamov o čase.

Napríklad právnici často prichádzajú o fakturovateľné hodiny. Dobrý softvér na sledovanie času by mal byť veľkou pomocou, pokiaľ ide o zabezpečenie, že všetko je presne zaznamenané.

Zastavte časovač, keď sa činnosti zmenia

Pri prechode z jednej fakturovateľnej činnosti na inú by zamestnanci mali zastaviť časovač pre prvú činnosť a spustiť nový časovač pre ďalšiu činnosť. To môže pomôcť zabezpečiť, že čas je presne pridelený každej činnosti a že v časových záznamoch nie sú žiadne prekrývania alebo medzery.

Pravidelne kontrolujte záznamy o čase

Je dôležité pravidelne kontrolovať záznamy o čase, aby sa zabezpečilo, že sú presné a konzistentné. Manažéri môžu chcieť kontrolovať záznamy o čase týždenne alebo mesačne, aby sa zabezpečilo, že sú v súlade s časovými harmonogramami projektov a rozpočtami a že v fakturácii alebo fakturácii nie sú žiadne nezrovnalosti alebo chyby. Pravidelná kontrola môže tiež pomôcť identifikovať oblasti na zlepšenie v oblasti riadenia času a efektívnosti projektov.

Sledovanie nefakturovateľných hodín pre efektivitu

Okrem sledovania hodín, ktoré skutočne fakturujete, je nevyhnutné viesť záznam o tom, koľko nefakturovateľných hodín každý klient spotrebuje. To poskytne užitočné informácie o tom, ktorí klienti pravdepodobne vyžadujú ďalšie zdroje alebo účtujú viac za služby. Analyzovaním týchto údajov môžete nájsť príležitosti na zvýšenie efektivity a ziskovosti.

Ak tieto úlohy spotrebujú čas, ktorý mal byť použitý na prácu pre klienta, nezabudnite ich odpočítať z celkového počtu fakturovateľných hodín.

Malé a samostatné právnické firmy uviedli, že iba 60 percent ich dňa je strávených praktikovaním práva, podľa zistení správy o stave malých právnických firiem v USA z roku 2019. Je nevyhnutné vedieť, koľko vášho času spadá do tejto kategórie.

Bežné nefakturovateľné činnosti sú:

1. Interné stretnutia: Stretnutia, ktoré sú výlučne na diskusiu o interných operáciách alebo rozvoji podnikania, sú zvyčajne nefakturovateľné.
2. Administratívne úlohy: Činnosti ako archivácia, vedenie záznamov a všeobecná údržba kancelárie sú zvyčajne nefakturovateľné.
3. Rozvoj podnikania: Akékoľvek činnosti súvisiace s hľadaním nových klientov alebo rozvojom nových obchodných príležitostí, ako sú networkingové podujatia alebo predajné hovory, sú zvyčajne nefakturovateľné.
4. Nábor: Čas strávený na náborových činnostiach, ako je zverejňovanie pracovných ponúk, prehliadanie kandidátov, vedenie pohovorov a vyjednávanie pracovných ponúk, sa zvyčajne neúčtuje klientom.
5. Školenie a rozvoj: Zatiaľ čo školenie a rozvojové činnosti môžu byť fakturovateľné, ak sú priamo súvisiace s konkrétnym projektom alebo klientom, všeobecné školenia alebo vzdelávacie činnosti sú zvyčajne nefakturovateľné.
6. Choroba alebo dovolenka: Akýkoľvek čas strávený na chorobných alebo dovolenkových dňoch je zvyčajne nefakturovateľný.

Sledovanie nákladov a výdavkov pre komplexné zisky

Pri sledovaní fakturovateľných hodín je dôležité sledovať aj súvisiace náklady a výdavky. Ak projekt zahŕňa cestovanie, materiály, jedlá a iné súvisiace výdavky, nezabudnite ich zahrnúť do svojho fakturačného procesu.

Identifikácia fakturovateľných a nefakturovateľných výdavkov

Predtým, než začnete sledovať výdavky, je dôležité identifikovať, ktoré výdavky sú fakturovateľné a ktoré nie sú. Fakturovateľné výdavky sú náklady, ktoré môžu byť priamo pripísané konkrétnemu projektu alebo klientovi a môžu byť prenesené na klienta na úhradu. Nefakturovateľné výdavky sú náklady, ktoré nie sú spojené s konkrétnym projektom alebo klientom a nemôžu byť prenesené na klientov.

Niektoré príklady fakturovateľných výdavkov zahŕňajú cestovné výdavky na stretnutia s klientmi, prenájom vybavenia pre konkrétny projekt alebo materiály zakúpené pre konkrétny projekt. Nefakturovateľné výdavky môžu zahŕňať všeobecné kancelárske potreby, platy zamestnancov alebo nájom.

Ako sledovať výdavky

Existuje mnoho metód na sledovanie výdavkov, vrátane manuálnych metód, ako je používanie tabuľky alebo zápisníka, a digitálnych metód, ako je používanie účtovného softvéru alebo aplikácií na sledovanie výdavkov. Aplikácie na sledovanie času môžu často zaznamenávať aj výdavky zamestnancov.

Výdavky môžu byť sledované prostredníctvom výkazov výdavkov alebo zhromažďovaním účtov. Výkaz výdavkov je dokument, ktorý zamestnanec vyplní na podrobné uvedenie svojich výdavkov, vrátane dátumu, typu výdavku, sumy a akýchkoľvek účtov alebo dokumentácie súvisiacej s výdavkom. Výkazy výdavkov sa zvyčajne predkladajú pravidelne, ako je mesačne alebo štvrťročne, a musia byť schválené manažérom alebo nadriadeným pred úhradou.

Ďalšou metódou na sledovanie výdavkov je zhromažďovanie účtov. Zamestnanci môžu byť požiadaní, aby poskytli účty za akékoľvek výdavky, ktoré vznikli v mene spoločnosti, ako sú cestovné výdavky alebo nákupy kancelárskych potrieb. Tieto účty môžu byť potom organizované a zadané do systému sledovania výdavkov alebo použité na vytvorenie výkazov výdavkov.

Fakturácia za fakturovateľné hodiny

Po zhromaždení všetkých podrobností o udalosti a zadaní informácií o projekte do softvéru je čas vytvoriť faktúru. Profesionálna faktúra nastavuje tón pre úspešný projekt, preto si vezmite čas na vytvorenie jasného a stručného dokumentu, ktorý obsahuje relevantné informácie o poskytnutých službách, ako aj podmienky platby. Faktúra je často sprevádzaná časovými záznamami alebo správou o činnosti.

Skontrolujte záznamy o čase voči zmluve s klientom

Pred vytvorením faktúry je dôležité skontrolovať zmluvu klienta, aby sa zabezpečilo, že všetky fakturovateľné hodiny sú zohľadnené. To môže pomôcť predísť akýmkoľvek nedorozumeniam alebo sporom.

Skontrolujte fakturovateľné hodiny a sadzbu za fakturáciu

Keď bola zmluva klienta skontrolovaná, je čas určiť fakturovateľné hodiny a sadzbu za fakturáciu. Toto by malo byť založené na dohodnutých podmienkach v zmluve, vrátane akýchkoľvek hodinových sadzieb, poplatkov za projekt alebo iných fakturačných dojednaní.

Vytvorte a odošlite profesionálnu faktúru

Keď sú hodiny a sadzba za fakturáciu určené, je čas vytvoriť a odoslať faktúru. Toto by malo obsahovať podrobný rozpis fakturovateľných hodín spolu s akýmikoľvek ďalšími výdavkami alebo poplatkami, ktoré sú fakturované. Faktúra by mala byť jasná, ľahko pochopiteľná a obsahovať akékoľvek pokyny alebo podmienky platby.

Sledujte nezaplatené faktúry

Nakoniec je dôležité sledovať akékoľvek nezaplatené faktúry. To môže zahŕňať zasielanie pripomienok alebo oznámení klientom, ako aj spoluprácu s nimi na riešení akýchkoľvek problémov alebo sporov. Sledovaním nezaplatených faktúr môžu podniky zabezpečiť, že sú zaplatené za svoju prácu a udržiavať pozitívne vzťahy s klientmi.

Záver

Sledovanie fakturovateľných hodín je nevyhnutnou súčasťou riadenia úspešného podnikania. Vďaka modernej technológii sa očakáva, že mnoho firiem bude rásť v nadchádzajúcich rokoch, a správne sledovanie času túto možnosť výrazne zvýši. Presným sledovaním fakturovateľných hodín môžu podniky zabezpečiť, že sú platené za svoju prácu, zostávajú v rámci rozpočtu a udržiavajú pozitívne vzťahy s klientmi. Kľúčom k úspešnému sledovaniu času je stanovenie jasných cieľov, pochopenie kapacity zamestnancov, nastavenie systému sledovania času a pravidelné prehodnocovanie a úprava procesu podľa potreby. Dodržiavaním krok za krokom uvedeného v tomto článku môžu podniky zabezpečiť, že ich proces sledovania času je presný, efektívny a účinný. S vhodným prístupom a nástrojmi môže sledovanie fakturovateľných hodín stať sa bezproblémovou súčasťou riadenia úspešného podnikania.