Ako používať skupiny výdavkov

Skupiny výdavkov

Skupiny výdavkov vám umožňujú zoskupiť jednotlivé výdavky pod jeden spoločný názov. Namiesto desiatich samostatných položiek v zozname tak uvidíte jednu prehľadne usporiadanú skupinu, čo výrazne zjednodušuje proces schvaľovania aj archivácie.

Pre koho sú skupiny určené a prečo ich používať

Táto funkcia je ideálna pre manažérov a zamestnancov, ktorí pracujú s:

Služobnými cestami: Všetky výdavky (hotel, letenky, večere) z jednej cesty máte na jednom mieste.
Firemnými podujatiami: Náklady na teambuilding alebo konferenciu môžete zlúčiť do jednej skupiny.
Projektovými nákladmi: Sledujte všetky výdavky spojené s konkrétnym klientom alebo menším projektom.

Skupina výdavkov vám umožní zobraziť celkovú sumu za celé podujatie, aj keď obsahuje rôzne kategórie výdavkov, ako sú jedlo, ubytovanie alebo poplatky, ktoré sú jednotlivo označené svojou kategóriou.

Ako vytvoriť novú skupinu výdavkov

Proces vytvorenia je rýchly a intuitívny:

V hlavnej sekcii Výdavky kliknite na tlačidlo + Pridať výdavok.
Z rozbaľovacej ponuky vyberte možnosť Nová skupina výdavkov.
Vo formulári zadajte názov skupiny (napr. „Teambuilding“).
Pomocou Pridať výdavok začnite do skupiny pridávať jednotlivé položky.

Správa položiek a účteniek v skupine

Pri každom výdavku v skupine vidíte jeho názov, sumu, dátum a kategóriu.

V sekcii Účtenky môžete nahrať ľubovoľný počet dokladov naraz. Podporované sú všetky bežné metódy – nahratie súboru, odfotenie účtenky alebo výber z galérie.

Skupina automaticky sleduje časové obdobie od prvého po posledný výdavok (napr. od 1. augusta do 12. augusta).

Ako skupinu rozpoznať v zozname výdavkov

V hlavnom prehľade výdavkov spoznáte skupinu podľa týchto prvkov:

Počet výdavkov: Číslo v krúžku vedľa názvu skupiny ukazuje, koľko položiek obsahuje (napr. „Teambuilding (4)“).
Celková suma: Systém automaticky spočíta hodnoty všetkých výdavkov v skupine a zobrazí celkovú sumu priamo v zozname.