Ako používať kategórie výdavkov

Kategórie výdavkov

Kategórie výdavkov vám umožňujú triediť vaše výdavky do logických skupín. Správna kategorizácia pomáha používateľom rýchlejšie schvaľovať výdavky a poskytuje lepšie prehľady v sekcii Analytika.

Predvolené kategórie

V predvolenom nastavení systém obsahuje sadu štandardných kategórií, aby ste mohli začať ihneď pracovať. Tie pokrývajú najčastejšie firemné výdavky:

Ubytovanie (Lodging)
Stravovanie (Meals)
Doprava (Transportation)
Poplatky (Fees)
Ostatné výdavky (Other expenses)

Tieto kategórie môžete zobraziť a spravovať v sekcii Administrácia pod položkou Kategórie výdavkov.

Pridanie vlastnej kategórie

Ak vám predvolený zoznam nestačí, môžete si ľahko vytvoriť vlastné kategórie.

Prejdite do ponuky Administrácia.
Zíďte dolu na sekciu Kategórie výdavkov.
Kliknite na odkaz Pridať kategóriu v spodnej časti zoznamu.

Vo vyskakovacom okne vyplňte podrobnosti o kategórii:

Názov: Viditeľný názov kategórie (napr. „Kancelárske potreby“ alebo „Darčeky pre klientov“).
Unikátny kód: Voliteľný kód často používaný na integráciu so systémami tretích strán. Používateľom sa nezobrazuje.
Farba: Vyberte farebný štítok, aby bola kategória v zoznamoch a grafoch ľahšie rozpoznateľná.
Kliknutím na Uložiť pridáte novú kategóriu do zoznamu.

Ak vám predvolené možnosti farieb nevyhovujú, kliknite na ikonu +. Otvorí sa pokročilý výber farieb, kde si môžete zvoliť ľubovoľný odtieň pomocou farebného kruhu alebo zadaním presných hodnôt RGB.

Výber kategórie pre výdavok

Pri vytváraní nového výdavku ho môžete ľahko priradiť do požadovanej kategórie.

Otvorte formulár Nový výdavok.
Kliknite na rozbaľovaciu ponuku Kategória.
Vyberte príslušnú možnosť zo zoznamu (napr. pre účtenku za obed vyberte „Stravovanie“).

Analýza výdavkov podľa kategórií

Akonáhle začnete výdavky kategorizovať, sekcia Analytika sa stane mocným nástrojom na pochopenie vašich výdavkov.

Koláčový graf vizualizuje rozloženie nákladov naprieč rôznymi kategóriami. Každý výsek zodpovedá farbe kategórie, ktorú ste definovali skôr (napr. žltá pre Ubytovanie, oranžová pre Stravovanie), čo vám umožní rýchlo identifikovať, ktoré oblasti spotrebúvajú najväčšiu časť vášho rozpočtu.