Co je software pro sledování času a docházky?

Time a docházkový software je digitální řešení navržené tak, aby pomohlo organizacím přesně sledovat a spravovat pracovní hodiny, absence a celkovou docházku jejich zaměstnanců. Tyto systémy automatizují proces zaznamenávání, kdy zaměstnanci začínají a končí své pracovní dny, stejně jako jakékoliv přestávky během dne. Zjednodušením sběru a analýzy dat o čase a docházce tyto softwarová řešení pomáhají podnikům optimalizovat řízení pracovní síly, zajišťovat dodržování pracovního práva a kontrolovat náklady na pracovní sílu. S časovým a docházkovým softwarem přirozeně zvýšíte efektivitu pracovního postupu.

Přesné sledování času a docházky je zásadní pro každou organizaci, protože přímo ovlivňuje produktivitu zaměstnanců, přesnost mezd a dodržování pracovního práva. Neefektivní nebo chybové metody sledování času mohou vést k přeplácení nebo podplácení zaměstnanců, konfliktům na pracovišti a potenciálním právním problémům. Proto je nezbytné, aby organizace investovaly do spolehlivého systému času a docházky, který zajišťuje přesná data a snižuje rizika spojená s manuálními procesy.

Tento článek si klade za cíl poskytnout přehled o softwaru pro čas a docházku, diskutovat o jeho vývoji, klíčových funkcích, výhodách a úvahách při výběru správného řešení pro vaši organizaci. Pochopením důležitosti přesného řízení času a docházky a výhod nabízených moderními softwarovými systémy mohou podniky činit informovaná rozhodnutí o implementaci nejvhodnějšího řešení pro jejich potřeby.

Vývoj systémů času a docházky

Manuální metody (papírové, děrovací karty)

Nejstarší záznam sledování času pro plnění pracovních povinností pochází z roku 1772 př. n. l. a Kodexu Hammurabiho. Od té doby lidé přišli s mnoha řešeními pro sledování času. Běžnými zařízeními byly sluneční hodiny, přesýpací hodiny, děrovací tablety nebo kyvadla. V počátcích řízení pracovní síly se organizace spoléhaly na manuální metody sledování času a docházky. Zaměstnanci se buď zapisovali na papírové docházkové listy, nebo používali mechanické časové hodiny k zaznamenání příchodu a odchodu z práce pomocí karet. I když tyto metody byly nákladově efektivní a snadno použitelné, byly také náchylné k chybám, jako je nečitelný rukopis, nesprávné výpočty a manipulace s časovými kartami.

Přechod na digitální metody (tabulky, základní software)

S pokrokem technologie začaly podniky přijímat digitální metody sledování hodin a docházky zaměstnanců. Tabulky, jako je Microsoft Excel, se staly populárními pro zaznamenávání dat o čase a docházce. Tyto digitální metody nabízely větší přesnost a efektivitu ve srovnání s manuálními metodami, ale stále vyžadovaly ruční zadávání dat, což mohlo vést k chybám a časově náročným procesům. V tomto období se také objevila některá základní softwarová řešení, která automatizovala základní úkoly sledování času, ale postrádala pokročilé funkce nalezené v moderních systémech.

Moderní systémy času a docházky

Dnešní systémy času a docházky ušly dlouhou cestu od svých manuálních a základních digitálních předchůdců. Nicméně 70 % malých podniků stále spoléhá na manuální metody — pero a papír, lepící poznámky, tabulky nebo komplexní obchodní software — pro řízení HR úkolů, a to navzdory skutečnosti, že přiznávají, že takové úkoly se stávají obtížnějšími a moderní systémy nabízejí mnoho výhod.

Moderní systémy využívají pokročilé technologie, jako je cloud computing, biometrie a mobilní aplikace, k zjednodušení a automatizaci řízení času a docházky. Tato řešení nabízejí širokou škálu funkcí, včetně sledování dat v reálném čase, plánování, řízení shody a analýzy. Výsledkem je, že podniky mohou efektivně řídit svou pracovní sílu, snižovat náklady na pracovní sílu a zajišťovat dodržování pracovního práva a předpisů.

Klíčové funkce softwaru pro čas a docházku

Sledování času

Funkce příchodu/odchodu: Software pro čas a docházku umožňuje zaměstnancům snadno se přihlásit a odhlásit, často pomocí různých metod, jako jsou webové rozhraní, mobilní aplikace nebo dokonce biometrická zařízení. Můžete povolit automatické přihlášení a odhlášení pro ještě plynulejší pracovní postup. To lze provést pomocí geofencingu, kde je přihlášení zaznamenáno, když zaměstnanec vstoupí do konkrétní oblasti, nebo zapnutím či vypnutím počítače.

Tato funkce zajišťuje přesné sledování odpracovaných hodin, což pomáhá organizacím řídit produktivitu zaměstnanců a náklady na pracovní sílu.

Zaokrouhlování času a doby tolerancí: Mnoho systémů času a docházky nabízí možnost konfigurovat pravidla zaokrouhlování času a doby tolerancí, což může pomoci podnikům dodržovat pracovní právo a předcházet sporům o minutové nesrovnalosti v časových záznamech.

Řízení docházky

Sledování absencí (dovolená, nemocenská atd.): Software pro čas a docházku zjednodušuje proces sledování různých typů absencí zaměstnanců, jako je dovolená, nemocenská a osobní volno. Tato funkce zajišťuje přesné vedení záznamů a pomáhá organizacím udržovat dostatečné úrovně personálu.

Řízení přesčasů: Software často zahrnuje funkce pro monitorování a řízení přesčasů zaměstnanců, což umožňuje organizacím dodržovat pracovní právo a kontrolovat náklady na pracovní sílu.

Plánování a řízení směn

Software pro čas a docházku často zahrnuje nástroje pro vytváření a řízení rozvrhů zaměstnanců, což usnadňuje přiřazování směn, sledování dostupnosti a řízení změn v rozvrhu. Tato funkce pomáhá organizacím optimalizovat plánování pracovní síly a snižovat konflikty v rozvrhu. Všechny tyto funkce také pomáhají s odstraňováním a prevencí absencí.

Shoda a reportování

Shoda s pracovním právem: Moderní systémy času a docházky jsou navrženy tak, aby pomáhaly organizacím dodržovat místní, státní a federální pracovní právo. Mohou automaticky aplikovat pravidla pro přesčasy, přestávky na jídlo a další pracovní předpisy, čímž snižují riziko nedodržení a potenciálních pokut.

Vlastní reportování a analýzy: Software obvykle nabízí přizpůsobitelné funkce reportování a analýzy, které umožňují organizacím získat přehled o vzorcích docházky zaměstnanců, trendech přesčasů a rozložení nákladů na pracovní sílu. Tyto datově řízené poznatky mohou informovat o rozhodování a pomoci optimalizovat strategie řízení pracovní síly.

Integrace s jinými systémy

Mzdové a HR systémy: Software pro čas a docházku může být často integrován s mzdovými a systémy řízení lidských zdrojů, což zjednodušuje přenos dat a snižuje riziko chyb způsobených ručním zadáváním dat. Malý podnikový účetní software zjistil, že 80 % amerických majitelů malých podniků cítí alespoň nějaký stres v době daní, a to bude eliminováno pomocí spolehlivého softwaru pro sledování času.

Nástroje pro řízení projektů: Některá řešení pro čas a docházku mohou být také integrována s nástroji pro řízení projektů, což umožňuje organizacím sledovat čas zaměstnanců strávený na konkrétních úkolech nebo projektech, což může zlepšit rozpočtování projektů a alokaci zdrojů.

Jaké jsou výhody?

Software pro čas a docházku přináší výhody jak společnosti, tak zaměstnancům. Zaměstnanci mají jasný přehled o svých každodenních úkolech a kontrola nad pracovním postupem pomáhá společnostem růst. Níže jsou uvedeny některé z výhod integrace docházkového softwaru ve vaší společnosti.

Organizované rozvrhy

Plánování směn nemůže být snazší s vhodným softwarem. Můžete sledovat stav zaměstnanců – kdo je momentálně k dispozici nebo kdo chybí a proč. To vám pomůže moudře řídit směny, předcházet zbytečným překryvům nebo nedostatku lidí. Můžete sledovat stav konkrétních úkolů a výkon jednotlivých zaměstnanců, což vám umožní plánovat nejefektivnější rozvrhy.

Přesné záznamy pracovních dnů

Podle výzkumu zaměstnanci nezaznamenávají mnoho časově náročných rutinních činností, jako je účast na schůzkách nebo jednání s klienty, do svých časových listů, což stojí společnosti miliardy dolarů každý den. Software pro sledování času zaručí, že vše bude zaznamenáno správně s minimálním úsilím zaměstnanců.

Zaměstnanci přicházejí do práce a přihlašují se pomocí svých mobilních telefonů nebo sdíleného zařízení. Mohou zkontrolovat, jaké úkoly je třeba splnit a kdo je momentálně přítomen. Každý může sdílet dokumenty, fotografie nebo videa, přidávat je k úkolům a sledovat stav úkolů. Obědové přestávky lze zaznamenat jedním kliknutím a zaměstnanec se pohodlně odhlásí z aplikace znovu, když je den u konce.

Sledování volna

Aplikace sleduje absence zaměstnanců a generuje zprávy. Můžete vidět, kdo a kdy bude chybět a jak často si berou volno. Zaměstnanci mohou žádat o volno a čekat na schválení od vedoucích týmů. Mohou vidět, kolik volna již využili a kolik jim zbývá.

Dobrý docházkový software by vám měl umožnit plně přizpůsobit všechny typy volna podle vašich HR politik.

Placené volno jako nemocenské dny, mateřské dovolené nebo soucitné dovolené jsou plně zaznamenány a zohledněny při generování zpráv.

Přesná kompenzace

Podle výzkumu z roku 2020 od Bureau of Labor and Statistics je 55 % všech pracovníků na mzdě a platu placeno hodinově.

S vhodným softwarem jsou lidé spravedlivě odměňováni za každou pracovní hodinu. Mzdy jsou vypočítány přesně a automaticky odeslány účetnímu vaší společnosti. Nechat aplikaci generovat mzdové zprávy nabízí rovnost podmínek a přesnost v platbách.

Přesčasy mohou být automaticky placeny nebo zakázány podle politik vaší společnosti a aby se předešlo problémům se zákonem.

Žádná papírování

Vše můžete udělat na svém mobilním telefonu, PC nebo sdílených zařízeních jako kiosky nebo tablety. Informace jsou okamžitě a přesně uloženy, což předchází jakýmkoliv nepřesnostem. Celkově jsou digitální časové listy mnohem efektivnější než používání klasického papíru a tužky, kdy jsou informace často zaznamenány pozdě a nepřesně.

Sledování produktivity

Sledujte, který tým nebo zaměstnanec přináší nejlepší výsledky a budujte lepší týmy. Odměňte nebo poučte určité lidi nebo skupiny, zjistěte, co funguje nejlépe a co chybí, a pomozte všem růst. Je potvrzeno, že přesné sledování času pomáhá zaměstnancům s sebepoznáním a osobním růstem.

Žádné problémy se zákonem

Buďte plně v souladu se zákony o plánování směn. Aplikace pomáhá prosazovat povinné přestávky a limity pracovních dnů a zakazuje přesčasy, pokud je to nutné.

Pokud existují nějaké podezření nebo nejasnosti, můžete přistupovat k metadatům aplikace, kde najdete důkazy pro jakoukoliv provedenou akci.

Náklady a cestování

Všechny náklady, jako jsou pobyty v hotelu, doprava a jídlo, jsou zaznamenány a přesně kompenzovány, když vaši zaměstnanci cestují. Kromě toho mohou zaměstnanci nahrávat fotografie faktur nebo účtenek v aplikaci nebo přidávat poznámky jako důkaz každého výdaje.

Zaměstnanec může plně zaznamenat délku cesty, ujeté kilometry a spotřebu paliva.

Když někdo odjíždí na služební cestu, můžete vidět a sledovat trasu zaměstnance v reálném čase.

Výběr správného softwaru pro čas a docházku

Zde jsou hlavní aktivity, které vás povedou při výběru ideálního softwaru pro čas a docházku pro vaši organizaci, aby splňoval vaše jedinečné požadavky.

1. Posouzení potřeb vaší organizace

   Před výběrem softwaru pro čas a docházku je zásadní vyhodnotit specifické potřeby a požadavky vaší organizace. Zvažte faktory, jako je velikost vaší pracovní síly, složitost vašich plánovacích potřeb a jakékoliv průmyslově specifické pracovní zákony nebo předpisy, které se vztahují na váš podnik.

2. Hodnocení dostupných funkcí a škálovatelnosti

   Prozkoumejte funkce nabízené různými řešeními pro čas a docházku a určete, které funkce odpovídají požadavkům vaší organizace. Upřednostněte software, který může růst s vaším podnikem, přizpůsobit se budoucímu růstu a měnícím se potřebám bez významných dodatečných investic.

3. Porovnání cenových modelů a možností podpory

   Řešení pro čas a docházku se mohou výrazně lišit v ceně a typech dostupné podpory. Zhodnoťte svůj rozpočet a porovnejte cenové modely, zvažte faktory jako počáteční náklady, poplatky za předplatné a potenciální skryté poplatky. Kromě toho prozkoumejte možnosti podpory poskytované každým dodavatelem, abyste zajistili, že nabízejí dostatečnou pomoc prostřednictvím kanálů jako e-mail, telefon nebo živý chat.

4. Zvážení uživatelské přívětivosti a procesu implementace

   Uživatelsky přívětivé rozhraní a hladký proces implementace jsou zásadní pro maximalizaci výhod systému času a docházky. Zhodnoťte snadnost použití každého softwarového řešení a zvažte pověst dodavatele pro poskytování bezproblémového procesu onboardingu. Požádejte o ukázky nebo zkušební období, abyste software otestovali před závazkem k nákupu.

   Nezapomeňte, že software pro sledování času má být prospěšný pro všechny. Měl by pomoci vašim zaměstnancům usnadnit řízení jejich pracovních dnů, aby vám mohli přirozeně poskytnout nejlepší výsledky bez jakéhokoliv dalšího stresu.

5. Čtení recenzí a hledání doporučení

   Před konečným rozhodnutím prozkoumejte recenze zákazníků a reference, abyste získali přehled o zkušenostech jiných organizací používajících software. Hledejte doporučení od průmyslových kolegů nebo profesionálních sítí, protože jejich zpětná vazba může poskytnout cenné informace o spolehlivosti, výkonu a zákaznické podpoře softwaru.

Pečlivým zvážením těchto faktorů a důkladným hodnocením dostupných možností mohou organizace vybrat správné softwarové řešení pro čas a docházku, které splňuje jejich jedinečné potřeby a zjednodušuje jejich procesy řízení pracovní síly.

Závěr

Software pro čas a docházku hraje zásadní roli v moderním řízení pracovní síly, poskytuje organizacím přesné a efektivní nástroje pro sledování hodin zaměstnanců, řízení docházky a zajištění dodržování pracovního práva. Automatizací těchto procesů mohou podniky ušetřit čas, snížit chyby a získat cenné poznatky o produktivitě a nákladech na pracovní sílu.

Některé podniky snižují čas potřebný k výpočtu mezd každý měsíc až o 70 %. Zaměstnanci se mohou soustředit na své příslušné úkoly, místo na další úkol účetnictví pro sebe, což povede k nárůstu efektivity.

Investice do vhodného softwarového řešení pro čas a docházku je zásadní pro organizace všech velikostí a odvětví. Pečlivým hodnocením potřeb vaší organizace a zvážením klíčových funkcí, cenových modelů, uživatelské přívětivosti a recenzí různých řešení můžete učinit informované rozhodnutí a vybrat nejlepší software pro zjednodušení vašich procesů řízení pracovní síly, zlepšení produktivity a minimalizaci rizik spojených s manuálními metodami sledování času.