Co je software pro evidenci času a docházky?

Software pro sledování času a docházky je digitální řešení navržené tak, aby pomohlo organizacím přesně sledovat a spravovat pracovní dobu svých zaměstnanců, absence a celkovou docházku. Tyto systémy automatizují proces zaznamenávání, kdy zaměstnanci začínají a končí svůj pracovní den, stejně jako přestávky během dne. Zefektivněním sběru a analýzy dat o čase a docházce pomáhají tato softwarová řešení podnikům optimalizovat řízení pracovních sil, zajistit dodržování pracovních zákonů a kontrolovat náklady na práci. S softwarem pro sledování času a docházky přirozeně zvýšíte efektivitu pracovních postupů.

Přesné sledování času a docházky je pro jakoukoli organizaci zásadní, protože přímo ovlivňuje produktivitu zaměstnanců, přesnost mzdové účetní, a dodržování pracovních zákonů. Nevýkonné nebo náchylné k chybám metody sledování času mohou vést k nadměrné nebo nedostatečné výplatě zaměstnanců, konfliktům na pracovišti a potenciálním právním problémům. Proto je pro organizace nezbytné investovat do spolehlivého systému pro sledování času a docházky, který zajišťuje přesná data a snižuje rizika spojená s manuálními procesy.

Tento článek má za cíl poskytnout přehled o softwaru pro sledování času a docházky, diskutovat o jeho vývoji, klíčových funkcích, výhodách a zvážení při výběru správného řešení pro vaši organizaci. Porozuměním významu přesného řízení času a docházky a výhodám nabízeným moderními softwarovými systémy mohou podniky učinit informovaná rozhodnutí o implementaci nejvhodnějšího řešení pro své potřeby.

Vývoj systémů pro sledování času a docházky

Manuální metody (na papíře, děrovačky)

Nejstarší záznam o sledování času pro dokončení pracovních povinností sahá do roku 1772 před naším letopočtem a Kód Hammurabiho. Od té doby lidé přišli s mnoha řešeními pro sledování času. Běžnými zařízeními byly sluneční hodiny, přesýpací hodiny, děrovačky nebo kyvadla. V počátcích řízení pracovních sil se organizace spoléhaly na manuální metody pro sledování času a docházky. Zaměstnanci buď podepisovali příchod a odchod na papírové výkazy nebo používali mechanické hodiny k odbití příchodu a odchodu do práce pomocí karet. Ačkoli tyto metody byly nákladově efektivní a jednoduché na použití, byly také náchylné k chybám, jako je nečitelné psaní, nesprávné výpočty a manipulace s časovými kartami.

Přechod k digitálním metodám (tabulky, základní software)

S pokrokem technologie začaly podniky přijímat digitální metody pro sledování pracovní doby a docházky zaměstnanců. Tabulky, jako je Microsoft Excel, se staly populární pro zaznamenávání dat o čase a docházce. Tyto digitální metody nabízely větší přesnost a efektivitu ve srovnání s manuálními metodami, ale stále vyžadovaly manuální zadávání dat, což mohlo vést k chybám a časově náročným procesům. Během tohoto období se také objevila některá základní softwarová řešení, která automatizovala základní úkoly sledování času, ale chyběly jim pokročilé funkce, které se nacházejí v moderních systémech.

Moderní systémy pro sledování času a docházky

Dnešní systémy pro sledování času a docházky se výrazně liší od svých manuálních a základních digitálních předchůdců. Přesto 70% malých podniků stále spoléhá na manuální metody - pero a papír, lepicí poznámky, tabulky nebo komplexní podnikový software - pro řízení úkolů v oblasti lidských zdrojů, a to navzdory skutečnosti, že přiznávají, že tyto úkoly se stávají stále obtížnějšími a moderní systémy nabízejí mnoho výhod.

Moderní systémy využívají pokročilé technologie, jako je cloud computing, biometrie a mobilní aplikace, pro zefektivnění a automatizaci řízení času a docházky. Tyto řešení nabízejí širokou škálu funkcí, včetně sledování dat v reálném čase, plánování, řízení souladu a analýzy. V důsledku toho mohou podniky efektivně řídit své pracovní síly, snižovat náklady na práci a zajišťovat dodržování pracovních zákonů a předpisů.

Klíčové funkce softwaru pro sledování času a docházky

Sledování času

Funkce pro příchod/odchod: Software pro sledování času a docházky umožňuje zaměstnancům snadno přicházet a odcházet, často pomocí různých metod, jako jsou webové rozhraní, mobilní aplikace nebo dokonce biometrická zařízení. Můžete povolit automatický příchod a odchod pro ještě hladší pracovní postup. To lze provést pomocí geofencingu, kde se příchod zaznamená, když zaměstnanec vstoupí do určité oblasti nebo zapne nebo vypne počítač.

Tato funkce zajišťuje přesné sledování odpracovaných hodin, čímž pomáhá organizacím řídit produktivitu zaměstnanců a náklady na práci.

Zaokrouhlování času a lhůty: Mnoho systémů pro sledování času a docházky nabízí možnost konfigurovat pravidla pro zaokrouhlování času a lhůty, což může pomoci podnikům dodržovat pracovní zákony a předcházet sporům o drobné rozdíly v časových záznamech.

Řízení docházky

Sledování absence (dovolená, nemocenská, atd.): Software pro sledování času a docházky zjednodušuje proces sledování různých typů absencí zaměstnanců, jako jsou dovolená, nemocenská a volno. Tato funkce zajišťuje přesné vedení záznamů a pomáhá organizacím udržovat adekvátní úroveň zaměstnání.

Řízení přesčasů: Software často zahrnuje funkce pro sledování a řízení přesčasů zaměstnanců, což umožňuje organizacím dodržovat pracovní zákony a kontrolovat náklady na práci.

Plánování a řízení směn

Software pro sledování času a docházky často zahrnuje nástroje pro vytváření a řízení rozvrhů zaměstnanců, což usnadňuje přiřazování směn, sledování dostupnosti a řízení změn rozvrhů. Tato funkčnost pomáhá organizacím optimalizovat plánování pracovních sil a snižovat konflikty v rozvrhu. Všechny tyto funkce také pomáhají eliminovat a předcházet absencím.

Dodržování předpisů a zpravodajství

Dodržování pracovních zákonů: Moderní systémy pro sledování času a docházky jsou navrženy tak, aby pomáhaly organizacím dodržovat místní, státní a federální pracovní zákony. Mohou automaticky aplikovat pravidla pro přesčasy, přestávky na jídlo a další pracovní předpisy, čímž snižují riziko nesouladu a potenciální pokuty.

Vlastní zpravodajství a analýzy: Software obvykle nabízí funkce pro vlastní zpravodajství a analýzy, které umožňují organizacím získávat vhled do vzorců docházky zaměstnanců, trendů v přesčasech a rozdělení nákladů na práci. Tyto datově řízené poznatky mohou informovat rozhodování a pomáhat optimalizovat strategie řízení pracovních sil.

Integrace s jinými systémy

Mzdové a HR systémy: Software pro sledování času a docházky může být často integrován s mzdovými a systémy pro řízení lidských zdrojů, což zefektivňuje přenos dat a snižuje riziko chyb způsobených manuálním zadáváním dat. Malý podnikový účetní software zjistil, že 80% amerických majitelů malých podniků cítí alespoň nějaký stres v době daní, a to bude eliminováno s pomocí spolehlivého softwaru pro sledování času.

Nástroje pro řízení projektů: Některá řešení pro sledování času a docházky lze také integrovat s nástroji pro řízení projektů, což umožňuje organizacím sledovat čas zaměstnanců strávený na konkrétních úkolech nebo projektech, což může zlepšit rozpočtování projektů a alokaci zdrojů.

Jaké jsou výhody?

Software pro sledování času a docházky přináší výhody jak pro společnost, tak pro zaměstnance. Zaměstnanci mají jasný přehled o svých každodenních úkolech a kontrola nad pracovním postupem pomáhá společnostem růst. Níže jsou uvedeny některé z výhod integrace softwaru pro sledování docházky do vaší společnosti.

Organizované rozvrhy

Plánování směn nemůže být snazší s tím správným softwarem. Můžete sledovat stav zaměstnanců - kdo je v danou chvíli k dispozici nebo kdo chybí a proč. To vám pomáhá moudře řídit směny, předcházet zbytečným překryvům nebo nedostatku lidí. Můžete sledovat stav konkrétních úkolů a výkon jednotlivých zaměstnanců, což vám umožňuje plánovat nejefektivnější rozvrhy.

Přesné záznamy o pracovních dnech

Podle výzkumu zaměstnanci nezaznamenávají spoustu časově náročných rutinních aktivit, jako je účast na schůzkách nebo jednání s klienty, do svých výkazů, což denně stojí společnosti miliardy dolarů. Software pro sledování času zaručí, že vše bude správně zaznamenáno s minimálním úsilím ze strany zaměstnanců.

Zaměstnanci přijdou do práce a přihlásí se pomocí svých mobilních telefonů nebo sdíleného zařízení. Mohou zkontrolovat, jaké úkoly je třeba udělat a kdo je v danou chvíli přítomen. Každý může sdílet dokumenty, fotografie nebo videa, přidávat je k úkolům a sledovat stav úkolů. Obědy lze zaznamenat jedním kliknutím a zaměstnanec se na konci dne pohodlně odhlásí prostřednictvím aplikace.

Sledování volna

Aplikace sleduje absence zaměstnanců a generuje zprávy. Můžete vidět, kdo a kdy bude nepřítomen a jak často si berou volno. Zaměstnanci mohou požádat o volno a čekat na schválení od vedoucích týmu. Mohou vidět, kolik volna si již vzali a kolik jim zbývá.

Dobrý software pro sledování docházky by měl umožnit plně přizpůsobit všechny typy volna podle vašich HR politik.

Placené volno, jako jsou nemocenské dny, mateřská dovolená nebo soucitné dovolené, jsou plně zaznamenány a zohledněny při generování zpráv.

Přesné odměňování

Podle výzkumu Úřadu pro práci a statistiku z roku 2020 je 55% všech pracovníků s mzdou a platem placeno na hodinové bázi.

Se správným softwarem jsou lidé spravedlivě odměňováni za každou odpracovanou hodinu. Mzda je přesně vypočítána a automaticky odeslána účetnímu vaší společnosti. Nechání vaší aplikace generovat mzdové zprávy nabízí rovnost podmínek a přesnost v platbách.

Přesčasy mohou být automaticky placeny nebo zakázány podle politiky vaší společnosti a aby se předešlo problémům se zákonem.

Žádné papírování

Vše můžete dělat na svém mobilním telefonu, PC nebo sdílených zařízeních, jako jsou kiosky nebo tablety. Informace jsou okamžitě a přesně uloženy, čímž se předchází jakýmkoli nepřesnostem. Celkově jsou digitální výkazy mnohem efektivnější než klasické papír a tužka, kdy jsou informace často zaznamenávány pozdě a nepřesně.

Sledování produktivity

Sledujte, který tým nebo zaměstnanec přináší nejlepší výsledky a vytvářejte lepší týmy. Odměňujte nebo instruujte určité lidi nebo skupiny, viz co nejlépe funguje a co chybí, a pomáhejte všem růst. Je potvrzeno, že přesné sledování času pomáhá zaměstnancům s sebezlepšováním a osobním růstem.

Žádné problémy se zákonem

Buďte plně v souladu se zákony o plánování směn. Aplikace pomáhá vynucovat povinné přestávky a limity pracovního dne a zakazuje přesčasy, pokud je to nutné.

Pokud existují jakékoli podezření nebo nejasnosti, můžete přistupovat k metadatům aplikace, kde můžete najít důkazy o jakékoli provedené akci.

Náklady a cestování

Všechny náklady, jako jsou ubytování v hotelu, doprava a jídlo, jsou zaznamenány a přesně kompenzovány, když vaši zaměstnanci cestují. Kromě toho zaměstnanci mohou nahrávat fotografie faktur nebo účtenek do aplikace nebo přidávat poznámky jako důkaz každého výdaje.

Zaměstnanec může plně zaznamenat délku cesty, ujeté kilometry a spotřebu paliva.

Když někdo odjede na služební cestu, můžete vidět a sledovat trasu zaměstnance v reálném čase.

Výběr správného softwaru pro sledování času a docházky

Zde je pět hlavních aktivit, které vás provedou výběrem ideálního softwaru pro sledování času a docházky pro vaši organizaci, aby vyhovoval vašim jedinečným požadavkům.

1. Posuďte potřeby vaší organizace

   Před výběrem softwaru pro sledování času a docházky je nezbytné vyhodnotit konkrétní potřeby a požadavky vaší organizace. Zvažte faktory, jako je velikost vaší pracovní síly, složitost vašich potřeb v oblasti plánování a jakékoliv specifické pracovní zákony nebo předpisy, které se vztahují na váš podnik.

2. Vyhodnoťte dostupné funkce a škálovatelnost

   Zkontrolujte funkce nabízené různými řešeními pro sledování času a docházky a určete, které funkce odpovídají požadavkům vaší organizace. Upřednostňujte software, který může růst s vaším podnikem, přizpůsobovat se budoucímu růstu a měnícím se potřebám bez významných dalších