Jak sledovat fakturovatelné hodiny - návod krok za krokem

Přesné sledování fakturovatelných hodin je klíčové pro freelancery a malé firmy. Ať už používáte vlastní systém sledování času nebo některý z dostupných online nástrojů, tento průvodce pokrývá vše, co potřebujete vědět pro začátek. Od nastavení záznamů až po fakturaci – zde je vše důležité a ještě něco navíc.

Nastavte systém pro zaznamenávání času

Než začnete sledovat fakturovatelné hodiny, je důležité se dobře připravit. Tato část vás provede základními kroky, které je třeba učinit před samotným sledováním času.

Definujte fakturovatelné činnosti

Abyste mohli přesně sledovat fakturovatelné hodiny, musíte rozlišit mezi fakturovatelnými a nefakturovatelnými činnostmi. Například si můžete účtovat schůzky s klienty, projektové řízení nebo výzkum, zatímco administrativní úkoly, jako je odpovídání na e-maily nebo třídění dokumentů, obvykle fakturovatelné nejsou.

Mezi typické fakturovatelné činnosti patří:

1. Schůzky s klienty: Osobní schůzky, telefonáty, videohovory a e-mailová komunikace.
2. Projektová práce: Úkoly přímo spojené s projektem, např. výzkum, návrh, vývoj, testování.
3. Projektový management: Plánování projektů, sledování pokroku, komunikace se zainteresovanými stranami.
4. Obchodní cesty: Cesty na schůzky, veletrhy nebo konference v zastoupení firmy či klienta. Fakturovat lze čas strávený cestou i výdaje na dopravu, ubytování a stravu.
5. Administrativní úkoly: Např. kontrola právních dokumentů, tvorba zpráv, rozpočtové přehledy.

Pamatujte, že fakturovatelné činnosti se mohou lišit v závislosti na oboru, klientovi a smluvních podmínkách. Je důležité si je definovat specificky pro vaši práci.

Určete kapacitu fakturovatelných hodin

Stanovte si cíl, kolik fakturovatelných hodin chcete dosáhnout za určité období – např. měsíc nebo čtvrtletí. Pomůže vám to sledovat pokrok a udržet směr. Zohledněte svou pracovní zátěž a počet klientů.

Podle průzkumu společnosti Thomson Reuters mezi 170 právnickými firmami v USA klesl počet fakturovatelných hodin na nejnižší úroveň za poslední desetiletí, protože poptávka po poradenství v oblasti obchodních transakcí se vytrácí. Díky analýze pracovního toku a služeb si můžete lépe naplánovat další rozvoj firmy.

Prvním krokem je stanovit celkovou kapacitu zaměstnanců pro fakturovatelné hodiny. To je klíčový úkol pro manažery, kteří zajišťují, že projekty budou dokončeny včas a v rámci rozpočtu. Znalost kapacity jednotlivých zaměstnanců umožňuje efektivně rozhodovat o harmonogramech a alokaci zdrojů.

Při určení kapacity je třeba vzít v úvahu zkušenosti, dovednosti a efektivitu zaměstnance, ale i jeho nefakturovatelné aktivity – např. školení, administrativu nebo porady.

Plánováním fakturovatelných hodin můžete také odhadnout ziskovost projektů. Například využití pracovní kapacity v poradenských firmách bez plánování se pohybuje jen mezi 71 a 78 %. Tato data vám pomohou lépe plánovat, nastavovat ceny a zvyšovat efektivitu. Timesheety navíc prokazatelně motivují lidi k omezení neproduktivního času.

Vyberte způsob sledování času

Existuje mnoho způsobů, jak sledovat fakturovatelné hodiny – od papírových záznamů po digitální nástroje. Vyberte metodu, která vám vyhovuje a umožňuje přesné zadávání času.

Možnosti sledování času závisí na vašem stylu práce. Můžete zvolit ruční metodu (např. papírový formulář), nebo digitální nástroje, které zaznamenávají činnost automaticky. Klíčové je, aby metoda seděla vašemu pracovnímu postupu a umožňovala přesné fakturování.

Mezi nejoblíbenější patří:

1. Aplikace / software pro sledování času: Automaticky zaznamenávají čas, často zahrnují i správu projektů, fakturaci nebo reporty.
2. Ruční timesheety: Papírové nebo digitální, kde sami zadáváte čas začátku a konce činnosti s popisem.
3. Časomíry: Aplikace nebo zařízení pro ruční měření času – vhodné pro práci v terénu.
4. Sledování aktivity: Automaticky sledují aktivitu na počítači.
5. Nástroje pro projektové řízení: Např. Asana nebo Trello, které často obsahují modul pro sledování času.

Ideální metoda závisí na vašich preferencích, klientech a typu podnikání.

Nastavte systém sledování času

Po výběru metody si nastavte vlastní systém – např. založením účtu v aplikaci nebo vytvořením tabulky. Měla by obsahovat pole jako: název aktivity, klient, datum, začátek, konec a celkový čas.

Manažeři by zároveň měli vytvořit sadu pravidel pro používání systému: jak zadávat čas, rozlišovat fakturovatelné a nefakturovatelné aktivity a jak hlásit případné chyby.

Součástí zavedení systému je také zaškolení zaměstnanců. Noví pracovníci by měli projít školením a seznámením s firemními očekáváními ohledně sledování času. To zajistí jednotnost a přesnost napříč firmou.

Doporučené prvky firemních pravidel sledování času:

1. Účel sledování času: Vysvětlete, proč je sledování času důležité (efektivita, dohled nad projekty, přesná fakturace).
2. Popis systému: Jaký nástroj se používá, jak se do něj přihlašovat, jak zadávat čas a rozlišovat typy aktivit.
3. Pravidla a procesy: Kdy se záznamy odevzdávají, jak se řeší chyby a jaké jsou důsledky nedodržování pravidel.
4. Fakturovatelné vs. nefakturovatelné činnosti: Co je možné účtovat klientům, co nikoliv.
5. Práce na dálku: Jak zaznamenávat online schůzky, vzdálenou spolupráci apod.
6. Školení a podpora: Návody, školení, tutoriály pro správné používání nástroje.
7. Ochrana dat: Jak bude systém využíván, jak se chrání osobní údaje zaměstnanců.

Díky těmto pravidlům mohou firmy zajistit, že zaměstnanci budou systém používat správně a že záznamy budou přesné a jednotné.

Zadávejte všechny fakturovatelné hodiny

Jakmile máte nastavený systém a zaškolené zaměstnance, dalším krokem je začít s pravidelným zapisováním fakturovatelných hodin. To zahrnuje přesné měření času stráveného na činnostech, jejich správnou kategorizaci a včasné odevzdání záznamů.

Tímto způsobem zůstanou záznamy přesné a předejde se chybám v hodinách. Zároveň vám to pomůže lépe odhadnout, kolik času je potřeba k dokončení jednotlivých úkolů. Zdá se, že 62 % vysoce vydělávajících Američanů (definovaných jako horních 6 % příjmové skupiny) pracuje 50 a více hodin týdně; 35 % pracuje 60 a více hodin týdně. Většina z tohoto času je však vynaložena zbytečně. Správné sledování času vám pomůže využívat čas efektivněji a méně ho promrhat.

Zavedení rutiny

Pro efektivní sledování fakturovatelných hodin je důležité si vytvořit rutinu pro zaznamenávání času. Může to zahrnovat vyhrazení konkrétního času každý den nebo týden na zadávání záznamů, nebo začlenění sledování času do každodenní pracovní rutiny. Zavedením rutiny zajistíte, že zaměstnanci nezapomenou zaznamenat odpracované hodiny nebo nevynechají žádnou fakturovatelnou činnost.

Je také důležité zaměstnancům vysvětlit význam přesného sledování času. Softwary pro sledování času mohou výrazně pomoci při zavedení této rutiny. Výzkum mezi 500 pracovníky v roce 2015 zjistil, že každý z nich ročně ztrácí příjmy ve výši 50 000 dolarů kvůli nedostatečnému sledování e-mailové komunikace s klienty. Téměř 40 % respondentů uvedlo, že čas strávený čtením a odpovídáním na e-maily nikdy nezaznamenávají; jen 33 % uvedlo, že to dělají „vždy“ nebo „často“.

Spusťte časomíru

Při zahájení fakturovatelné činnosti by měli zaměstnanci spustit časomíru v systému pro sledování času. To zajistí přesné zaznamenání všech fakturovatelných hodin. Zároveň by měli správně vybrat projekt nebo klienta, ke kterému se činnost vztahuje.

Zaznamenávejte fakturovatelné činnosti

Během práce na fakturovatelných úkolech by si zaměstnanci měli dělat poznámky o tom, na čem pracují, jaké milníky dosáhli a jaké problémy či výzvy se objevily. Pomůže to lépe doložit fakturovatelné hodiny a přesněji je zařadit.

Například právníci často přicházejí o fakturovatelné hodiny. Kvalitní software na sledování času může výrazně pomoci se správným zaznamenáváním.

Zastavte časomíru při změně činnosti

Při přechodu z jedné činnosti na druhou by měli zaměstnanci zastavit časomíru u první činnosti a spustit novou pro další. Tím se zajistí přesné přiřazení času a předejde se překryvům nebo mezerám v záznamech.

Pravidelně kontrolujte záznamy času

Je důležité pravidelně kontrolovat záznamy, aby byly přesné a konzistentní. Manažeři by měli časové záznamy kontrolovat každý týden nebo měsíc, aby se ujistili, že odpovídají harmonogramům a rozpočtům projektů. Pravidelné kontroly také pomáhají odhalit prostor ke zlepšení v oblasti time managementu a efektivity.

Sledujte nefakturovatelné hodiny pro vyšší efektivitu

Kromě fakturovatelných hodin je důležité také sledovat, kolik nefakturovatelných hodin si každý klient vyžádá. Tyto informace pomohou odhalit, kteří klienti vyžadují více zdrojů a kde lze navýšit ceny. Díky analýze těchto dat můžete zefektivnit své služby a zvýšit ziskovost.

Pokud tyto činnosti spotřebují čas, který měl být věnován klientské práci, odečtěte jej z celkových fakturovatelných hodin.

Podle zprávy State of U.S. Small Law Firms 2019 právníci v malých a samostatných kancelářích uvedli, že pouze 60 % jejich pracovní doby věnují samotné právní činnosti. Je proto důležité vědět, kolik času spadá do této nefakturovatelné kategorie.

Běžné nefakturovatelné činnosti:

1. Interní schůzky: Zaměřené čistě na vnitřní provoz nebo rozvoj firmy.
2. Administrativní úkoly: Např. archivace, evidence, údržba kanceláře.
3. Obchodní rozvoj: Networking, akvizice nových klientů, obchodní schůzky.
4. Nábor: Inzerce, pohovory, vyjednávání s kandidáty.
5. Školení a vzdělávání: Obecné vzdělávání mimo konkrétní projekt.
6. Dovolená a nemoc: Veškerý čas mimo práci kvůli dovolené nebo nemoci.

Sledování nákladů a výdajů pro komplexní zisky

Při sledování fakturovatelných hodin je důležité sledovat i související náklady a výdaje. Pokud projekt zahrnuje cestování, materiály, stravování nebo další výdaje, měly by být zahrnuty do fakturace.

Určení fakturovatelných a nefakturovatelných výdajů

Než začnete výdaje sledovat, určete, které z nich jsou fakturovatelné. Fakturovatelné výdaje jsou ty, které se přímo vztahují ke konkrétnímu projektu a mohou být klientovi účtovány. Nefakturovatelné výdaje s konkrétním klientem nesouvisí.

Příklady fakturovatelných výdajů:

• Cestovné na schůzky s klienty
• Pronájem vybavení pro projekt
• Nákup materiálu pro konkrétní zakázku

Příklady nefakturovatelných výdajů:

• Kancelářské potřeby
• Mzdy zaměstnanců
• Nájemné

Jak sledovat výdaje

Výdaje lze sledovat ručně (např. v tabulce), nebo digitálně pomocí účetního softwaru či aplikací pro sledování výdajů. Některé aplikace pro sledování času umožňují také zadávání výdajů.

Výdaje se zaznamenávají prostřednictvím výkazů nebo účtenek. Zaměstnanci mohou vyplnit výkaz výdajů s datem, typem výdaje, částkou a přiloženými doklady. Výkazy se obvykle podávají měsíčně nebo čtvrtletně a před proplacením je musí schválit nadřízený.

Fakturace fakturovatelných hodin

Po zadání všech údajů o projektu do softwaru je čas vytvořit fakturu. Profesionální faktura nastaví tón spolupráce, a proto by měla být přehledná a obsahovat podrobnosti o poskytnutých službách a platebních podmínkách. K faktuře často patří také výkaz aktivit nebo výkaz pracovních hodin.

Zkontrolujte záznamy podle smlouvy

Před vystavením faktury zkontrolujte smlouvu s klientem, abyste si byli jisti, že všechny fakturovatelné hodiny odpovídají dohodě.

Zkontrolujte počet hodin a sazbu

Dle smlouvy určete počet fakturovatelných hodin a sazbu – může jít o hodinovou sazbu, poplatek za projekt nebo jiný dohodnutý způsob účtování.

Vytvořte a odešlete profesionální fakturu

Po stanovení hodin a sazby vytvořte fakturu s podrobným přehledem fakturovatelných činností, výdajů a poplatků. Dokument by měl být jasný, srozumitelný a obsahovat pokyny k platbě.

Sledujte nezaplacené faktury

Je důležité sledovat nezaplacené faktury – odesílat upomínky a v případě problémů jednat s klientem. Díky tomu zajistíte, že budete za svou práci skutečně zaplaceni a zachováte si s klienty dobré vztahy.

Závěr

Sledování fakturovatelných hodin je klíčovou součástí řízení úspěšného podnikání. Díky moderním technologiím očekává mnoho firem růst v příštích letech – a správné sledování času k tomu výrazně přispívá. Přesné záznamy pomáhají firmám zajistit odměnu za odvedenou práci, držet se rozpočtu a udržet dobré vztahy s klienty. Klíčem je stanovit si cíle, znát kapacitu týmu, zavést vhodný systém a pravidelně proces vyhodnocovat. Díky tomuto návodu se může sledování hodin stát přirozenou součástí úspěšného podnikání.