Jak používat skupiny výdajů

Skupiny výdajů

Skupiny výdajů vám umožňují seskupit jednotlivé výdaje pod jeden společný název. Místo deseti samostatných položek v seznamu tak uvidíte jednu přehledně uspořádanou skupinu, což výrazně zjednodušuje proces schvalování i archivace.

Pro koho jsou skupiny určeny a proč je používat

Tato funkce je ideální pro manažery a zaměstnance, kteří pracují s:

Služebními cestami: Všechny výdaje (hotel, letenky, večeře) z jedné cesty máte na jednom místě.
Firemními akcemi: Náklady na teambuilding nebo konferenci můžete sloučit do jedné skupiny.
Projektovými náklady: Sledujte všechny výdaje spojené s konkrétním klientem nebo menším projektem.

Skupina výdajů vám umožní zobrazit celkovou částku za celou událost, i když obsahuje různé kategorie výdajů, jako jsou jídlo, ubytování nebo poplatky, které jsou jednotlivě označeny svou kategorií.

Jak vytvořit novou skupinu výdajů

Proces vytvoření je rychlý a intuitivní:

V hlavní sekci Výdaje klikněte na tlačítko + Přidat výdaj.
Z rozbalovací nabídky vyberte možnost Nová skupina výdajů.
Ve formuláři zadejte název skupiny (např. „Teambuilding“).
Pomocí Přidat výdaj začněte do skupiny přidávat jednotlivé položky.

Správa položek a účtenek ve skupině

U každého výdaje ve skupině vidíte jeho název, částku, datum a kategorii.

V sekci Účtenky můžete nahrát libovolný počet dokladů najednou. Podporované jsou všechny běžné metody – nahrání souboru, pořízení fotografie nebo výběr z galerie.

Skupina automaticky sleduje časové období od prvního do posledního výdaje (např. od 1. srpna do 12. srpna).

Jak skupinu poznáte v seznamu výdajů

V hlavním přehledu výdajů poznáte skupinu podle několika prvků:

Počet výdajů: Číslo v kroužku vedle názvu skupiny ukazuje, kolik položek obsahuje (např. „Teambuilding (4)“).
Celková částka: Systém automaticky sečte hodnoty všech výdajů ve skupině a zobrazí celkovou sumu přímo v seznamu.