Jak používat kategorie výdajů

Kategorie výdajů

Kategorie výdajů vám umožňují třídit vaše útraty do logických skupin. Správná kategorizace pomáhá uživatelům rychleji schvalovat výdaje a poskytuje lepší přehledy v sekci Analytika.

Výchozí kategorie

Ve výchozím nastavení systém obsahuje sadu standardních kategorií, abyste mohli začít ihned pracovat. Ty pokrývají nejčastější firemní výdaje:

Ubytování (Lodging)
Stravování (Meals)
Doprava (Transportation)
Poplatky (Fees)
Ostatní výdaje (Other expenses)

Tyto kategorie můžete zobrazit a spravovat v sekci Administrace pod položkou Kategorie výdajů.

Přidání vlastní kategorie

Pokud vám výchozí seznam nestačí, můžete si snadno vytvořit vlastní kategorie.

Přejděte do nabídky Administrace.
Sjeďte dolů na sekci Kategorie výdajů.
Klikněte na odkaz Přidat kategorii ve spodní části seznamu.

Ve vyskakovacím okně vyplňte podrobnosti o kategorii:

Název: Viditelný název kategorie (např. „Kancelářské potřeby“ nebo „Dárky pro klienty“).
Unikátní kód: Volitelný kód často používaný pro integraci se systémy třetích stran. Uživatelům se nezobrazuje.
Barva: Vyberte barevný štítek, aby byla kategorie v seznamech a grafech lépe rozpoznatelná.
Kliknutím na Uložit přidáte novou kategorii do seznamu.

Pokud vám výchozí možnosti barev nevyhovují, klikněte na ikonu +. Otevře se pokročilý výběr barev, kde si můžete zvolit libovolný odstín pomocí barevného kruhu nebo zadáním přesných hodnot RGB.

Výběr kategorie pro výdaj

Při vytváření nového výdaje jej můžete snadno přiřadit do požadované kategorie.

Otevřete formulář Nový výdaj.
Klikněte na rozbalovací nabídku Kategorie.
Vyberte příslušnou možnost ze seznamu (např. pro účtenku za oběd vyberte „Stravování“).

Analýza výdajů podle kategorií

Jakmile začnete výdaje kategorizovat, sekce Analytika se stane mocným nástrojem pro pochopení vašich útrat.

Koláčový graf vizualizuje rozložení nákladů napříč různými kategoriemi. Každá výseč odpovídá barvě kategorie, kterou jste definovali dříve (např. žlutá pro Ubytování, oranžová pro Stravování), což vám umožní rychle identifikovat, které oblasti spotřebovávají největší část vašeho rozpočtu.