8 efektivních způsobů, jak připomenout zaměstnancům včasné odevzdání výkazů práce

Stanovení termínů pro odevzdání

Stanovení termínů je nezbytné, aby zaměstnanci získali pocit rutiny a včas pochopili důsledky nedokončení úkolu. Můžete svým zaměstnancům pomoci s celým procesem mnoha způsoby a zajistit, aby nikdo netrpěl. Nejhorší, co můžete udělat, je nechat své zaměstnance ignorovat své povinnosti, dokud není příliš pozdě, takže pravidelné připomínky jsou důležité. V další části si můžete přečíst o některých dobrých metodách, jak udržet své zaměstnance organizované a pomoci jim včas vyplňovat časové výkazy.

8 nejjednodušších způsobů, jak připomínat zaměstnancům

Mnoho lidí čeká až do poslední chvíle, což vede ke zpožděním a nepřesným odevzdáním. Pravidelné připomínání zaměstnancům pomáhá předcházet zapomnětlivosti a výmluvám. To lze provést velmi nestresujícím a dokonce motivujícím způsobem.

Odesílejte automatizované e-maily pro celou společnost

Odesílání automatizovaných e-mailů je spolehlivý způsob, jak připomenout zaměstnancům. Předmět může být odlehčený. Ujistěte se, že lidé mají motivaci e-mail otevřít a přečíst. Použijte emoji, vtip nebo cokoliv, co e-mail odliší a udělá ho přátelštějším, aby ho osoba chtěla přečíst a zapamatovat si ho. Je moudré pravidelně měnit e-maily, protože lidé si zvyknou na opakující se e-maily a přestanou na ně reagovat. Je také moudré zvážit nejlepší čas pro odesílání e-mailů, aby se neztratily mezi ostatními e-maily a nebyly náhodně ignorovány.

Vytvořte sdílenou připomínku v kalendáři

Přátelská připomínka je nejlepší řešení, jak pomoci zaměstnancům sledovat jejich povinnosti. Nastavte ji včas, několik dní před termínem, nebo dokonce týden. Pravidelné připomínky mohou být užitečné, ale neměly by být příliš časté, protože to může působit přehnaně. Přidání poznámky s několika tipy k připomínce je skvělý způsob, jak komunikovat a působit více zapojeně.

Zobrazujte připomínky ve vaší aplikaci pro sledování času

Využití aplikace pro sledování času vám výrazně pomůže s celým procesem časových výkazů, včetně připomínek. Většina softwaru a aplikací by měla mít různé možnosti přizpůsobení a způsoby, jak automaticky odesílat připomínky na telefon, e-mailem atd.

Odesílejte personalizované e-mailové připomínky

Zpráva, která je osobní, způsobí, že se příjemce bude cítit více zapojený a může reagovat lépe. Lidé si ji taky lépe zapamatují. Každý preferuje čtení personalizovaných e-mailů před běžnými, nevýraznými. Podle Inbox Insights 60 % nejúspěšnějších e-mailových marketérů považuje personalizaci za jeden z nejlepších způsobů, jak zvýšit zapojení, protože e-maily s personalizovanými předměty mají o 26 % větší pravděpodobnost, že budou otevřeny.

Odesílejte automatizované zprávy v chatu

Poznejte oblíbenou metodu komunikace svých zaměstnanců a využijte toho ve svůj prospěch. Například pokud máte firemní chat, mělo by být možné odeslat automatizovanou zprávu nebo je informovat osobněji. Koneckonců, připomínky jsou k ničemu, pokud je nikdo nevidí.

Používejte mobilní oznámení

V dnešní době se každý silně spoléhá na svůj mobilní telefon. Když pošlete zprávu na telefony svých zaměstnanců, můžete si být téměř jisti, že si jí všimnou. Nicméně přílišné spoléhání na tuto metodu není dobrý nápad, protože nechcete působit otravně a vyčerpávajícím způsobem. Ochrana „práva na odpojení“ je důležitá, protože můžete nechtěně způsobit další stres, pokud posíláte příliš mnoho oznámení ve volném čase zaměstnanců.

Připomínejte zaměstnancům ústně

Samozřejmě, komunikace je klíčová a jen proto, že máme technologie, které nám pomáhají lépe komunikovat, neznamená, že byste měli opomíjet komunikaci osobně.

Nabídněte pobídkovou odměnu

Když vaši zaměstnanci odevzdají časové výkazy přesně a včas, nezapomeňte to ocenit. Vyjádřete své uznání, aby zůstali motivovaní a cítili se dobře z dokončeného úkolu. Pozitivní ujištění mohou mít velký vliv na chování a motivaci vašich zaměstnanců.

Zjednodušte proces sledování času

I přes stanovená pravidla se mohou vyskytnout další problémy. Například studie Adobe ukazuje, že 56 % pracovníků ve velkých podnicích a 65 % vedoucích malých a středních podniků považuje vyplňování časových výkazů za hlavní rozptýlení od skutečné práce. Navíc termíny mohou být stresující, a mnoho lidí má potíže se správným vyplňováním svých časových výkazů.

Nicméně existuje mnoho způsobů, jak všechny tyto problémy eliminovat. Pořiďte si software pro časové výkazy, který vše automaticky vyplní za vaše zaměstnance nebo alespoň zjednoduší proces. Výsledkem bude, že vaši zaměstnanci budou mít vždy své časové výkazy vyplněné včas a budou mnohem přesnější. Dobrý software by vám měl poskytnout mnoho způsobů, jak přizpůsobit proces sledování času, aby se časové výkazy vyplnily odpovídajícím způsobem a včas - což může být neobvyklé u běžných metod.