8 efektivních způsobů, jak připomenout zaměstnancům, aby včas odevzdávali výkazy pracovní doby

Stanovte termíny pro odevzdání
Stanovení termínů je nezbytné, aby zaměstnanci získali pocit rutiny a pochopili důsledky nedodržení tohoto úkolu včas. Můžete svým zaměstnancům s celým procesem pomoci mnoha způsoby a zajistit, že nikdo nebude trpět. Nejhorší, co můžete udělat, je nechat své zaměstnance ignorovat své povinnosti, dokud není příliš pozdě, takže pravidelné připomínky jsou důležité. V další části se můžete dočíst o některých dobrých metodách, jak udržet své zaměstnance organizované a pomoci jim vyplnit výkazy práce včas.
8 nejjednodušších způsobů, jak připomenout zaměstnancům
Mnoho lidí čeká až do poslední chvíle, což vede k zpožděním a nepřesným odevzdáním. Pravidelné připomínání vašim zaměstnancům pomáhá předcházet zapomnění a výmluvám. To lze provést velmi nestresujícím a dokonce motivujícím způsobem.
Odesílejte automatizované e-maily pro celou společnost
Odesílání automatizovaných e-mailů je spolehlivý způsob, jak připomenout vašim zaměstnancům. Téma může být lehké. Ujistěte se, že lidé mají motivaci otevřít a přečíst e-mail. Použijte emoji, vtip nebo cokoli, co e-mail vynikne a vypadá přátelštěji, takže si to člověk chce přečíst a zapamatovat. Je moudré pravidelně měnit své e-maily, protože lidé si zvyknou na opakující se e-maily a přestanou na ně reagovat. Je také moudré zvážit nejlepší čas pro odeslání vašich e-mailů, aby se neztratily mezi ostatními e-maily a nebyly náhodou ignorovány.
Vytvořte sdílenou připomínku v kalendáři
Přátelská připomínka je nejlepším řešením, jak pomoci zaměstnancům sledovat své povinnosti. Nastavte ji včas, několik dní před termínem nebo dokonce týden. Pravidelné připomínky mohou být užitečné, ale neměly by být příliš časté, protože to může působit přetěžující. Přidání poznámky s několika tipy do připomínky je skvělý způsob, jak komunikovat a vypadat více zapojeně.
Zobrazte připomínky ve vaší aplikaci pro sledování času
Využití aplikace pro sledování času vám výrazně pomůže s celým procesem výkazů práce, včetně připomínek. Většina softwaru a aplikací by měla mít různé možnosti přizpůsobení a způsoby, jak automaticky odesílat připomínky na telefon, e-mailem atd.
Odeslat personalizovanou e-mailovou připomínku
Osobní zpráva způsobí, že se příjemce bude cítit více zapojený a může lépe reagovat. Lidé nesmějí zapomenout na zprávu a její přizpůsobení jim může pomoci. Také každý raději čte personalizované e-maily než obecné, fádní. Podle Inbox Insights považuje 60% nejúspěšnějších e-mailových marketérů personalizaci za jednu z nejlepších cest ke zvýšení angažovanosti, protože e-maily s personalizovanými předměty jsou o 26% pravděpodobnější, že budou otevřeny.
Odeslat automatizovanou zprávu v chatu
Seznamte se s oblíbeným způsobem komunikace vašich zaměstnanců a využijte to ve svůj prospěch. Například pokud máte firemní chat, mělo by být možné odeslat automatizovanou zprávu nebo je informovat osobněji. Koneckonců, připomínky jsou k ničemu, pokud je nikdo neuvidí.
Použijte mobilní upozornění
Každý dnes silně spoléhá na svůj mobilní telefon. Když pošlete zprávu na telefony svých zaměstnanců, můžete být téměř jisti, že si jí všimnou. Avšak přílišné spoléhání na tuto metodu není dobrý nápad, protože nechcete působit otravně a vyčerpávající. Ochrana „práva se odpojit“ je důležitá, protože můžete nechtěně způsobit další stres, pokud pošlete příliš mnoho oznámení ve volném čase vašich zaměstnanců.
Připomeňte zaměstnancům ústně
Samozřejmě, komunikace je klíčová, a jen proto, že máme technologie, které nám pomáhají lépe komunikovat, neznamená, že byste měli opomíjet komunikaci osobně.
Nabídněte pobídku
Když vaši zaměstnanci odevzdávají výkazy práce přesně a včas, nezapomeňte to uznat. Vyjádřete své uznání, aby zůstali motivovaní a cítili se dobře po dokončení úkolu. Pozitivní potvrzení může mít velký vliv na chování a motivaci vašich zaměstnanců.
Zjednodušte proces sledování času
I při stanovených pravidlech se mohou vyskytnout další problémy. Například studie Adobe ukazuje, že 56% pracovníků v podnicích a 65% vedoucích malých a středních podniků považuje vyplňování výkazů práce za hlavní rozptyl od skutečné práce. Navíc termíny mohou způsobovat stres, a mnoho lidí má potíže s korektním vyplněním svých výkazů práce.
Nicméně existuje mnoho způsobů, jak eliminovat všechny tyto problémy. Pořiďte si software pro výkazy práce, který za vaše zaměstnance vyplní vše automaticky nebo alespoň značně zjednoduší proces. V důsledku toho budou mít vaši zaměstnanci vždy své výkazy práce vyplněné včas a budou mnohem přesnější. Dobrý software by vám měl poskytnout mnoho způsobů, jak přizpůsobit svůj proces sledování času, takže se výkazy práce vyplňují odpovídajícím způsobem a včas - což může být neobvyklé s obvyklými metodami.
Zanechte odpověď
Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna.
Začněte sledovat svůj čas a docházku ještě dnes
ZačítZískejte nejnovější příběhy na svůj e-mail
Přihlásit seSouvisející pojmy ve slovníku
Baby Boomers
Baby Boomers refer to the generation born between 1946 and 1964, during the post-World War …
Přečtěte si víceBlended Workforce
A Blended Workforce is a modern employment approach that involves a combination of full-time staff, …
Přečtěte si víceBoomerang Employee
A Boomerang Employee refers to an individual who leaves an organization and then returns to …
Přečtěte si víceBring Your Own Device (BYOD)
Bring Your Own Device (BYOD) is a business policy that allows employees to use their …
Přečtěte si víceConditions of Employment
Conditions of Employment refer to the terms and stipulations agreed upon by both employer and …
Přečtěte si víceDirect Report
A Direct Report refers to an employee who is directly supervised or managed by a …
Přečtěte si více