7 tipů, jak využívat mobilní aplikaci pro docházku u vzdálených zaměstnanců

Zvyšující se přijetí práce na dálku je jednou z nejvýraznějších změn v globálním podnikatelském prostředí. Ve skutečnosti v roce 2023 12,7 % zaměstnanců na plný úvazek pracovalo z domova, zatímco 28,2 % využívalo hybridní model. Práce na dálku otevřela odborníkům dveře k větší flexibilitě a firmám možnost rozšířit svůj talentový fond za geografické hranice. Zároveň však přináší nové výzvy při řízení a sledování pracovní doby a produktivity zaměstnanců na dálku.

Naštěstí přichází technologie na pomoc – díky mobilním aplikacím pro docházku. Tyto aplikace poskytují pohodlný způsob, jak sledovat pracovní dobu, monitorovat produktivitu a spravovat žádosti o dovolenou u zaměstnanců pracujících na dálku. V následujícím blogovém článku se dozvíte sedm klíčových kroků, jak z těchto aplikací vytěžit maximum.

Vyberte aplikaci s uživatelsky přívětivým rozhraním

Rozhraní aplikace je prvním místem kontaktu mezi uživatelem a softwarem. Proto je výběr mobilní aplikace pro docházku s uživatelsky přívětivým rozhraním pro zaměstnance na dálku klíčový. Uživatelsky přívětivé v tomto kontextu znamená, že se v aplikaci lze snadno orientovat, snadno se jí porozumí a nevyžaduje rozsáhlé školení.

Při hodnocení rozhraní aplikace pro sledování času zvažte následující:

Jednoduchost: Aplikace by měla všechny potřebné funkce a prvky prezentovat jasně a stručně. Příliš mnoho funkcí může rozhraní znepřehlednit.

Intuitivnost: Uživatel by měl přirozeně vědět, kam kliknout nebo kde danou funkci najít. Cílem je minimalizovat křivku učení, aby zaměstnanci mohli aplikaci rychle začít efektivně používat.

Konzistence: Designové prvky, funkce i navigace by měly být konzistentní v celé aplikaci. Konzistence usnadňuje orientaci a snižuje počet chyb.

Přístupnost: Aplikace by měla splňovat přístupové standardy – například umožnit změnu velikosti písma, nastavení kontrastu apod.

Vícejazyčná podpora: Pokud je váš tým geograficky rozptýlený, zvažte aplikaci, která podporuje více jazyků. Zaměstnanci tak mohou pracovat v jazyce, který jim nejlépe vyhovuje.

Využívejte funkce sledování v reálném čase

Sledování v reálném čase je klíčovou funkcí mobilních docházkových aplikací, která významně usnadňuje řízení týmu na dálku. Tato funkce poskytuje živé aktualizace o pracovní době, stavu úkolů a dostupnosti zaměstnanců.

Jak z ní vytěžit maximum:

Monitorujte pokrok a dostupnost: Živé sledování vám ukáže, kdo aktuálně pracuje, na čem a v jaké fázi. Usnadňuje řízení projektových časových os a workflow. Zaměstnanci zase vidí, kdo je k dispozici pro spolupráci nebo schůzky.

Udržujte přesné záznamy: Když zaměstnanci přicházejí a odcházejí v reálném čase, aplikace zaznamená jejich pracovní dobu s přesností na minuty. To je důležité pro výpočet mezd a předcházení sporům.

Odhalte plýtvání časem: Reálné sledování pomáhá odhalit úkoly, které zabírají více času, než je nutné. To umožňuje identifikovat neefektivitu a optimalizovat procesy.

Zvyšte odpovědnost: Pokud zaměstnanci vědí, že je jejich pracovní doba sledována, může to podpořit jejich disciplínu a soustředění.

Reagujte okamžitě: Díky živým datům mohou manažeři rychle reagovat – například zasáhnout, když se projekt zpožďuje.

Hledejte funkce geolokace

Geolokace přináší novou dimenzi řízení pracovníků na dálku. Využívá GPS k určení polohy zaměstnance při příchodu/odchodu. Trh s technologiemi RTLS (systémy pro sledování polohy v reálném čase) měl v roce 2021 hodnotu \$3,9 miliardy a očekává se jeho trojnásobný růst během pěti let.

Geolokace může přinést řadu výhod v závislosti na vašich potřebách:

Ověření polohy: Pokud musí zaměstnanci pracovat z konkrétního místa, aplikace s geolokací ověří, že se tam skutečně nacházejí. Vhodné například pro technické, stavební nebo poradenské služby.

Zlepšení plánování: Geolokace může pomoci plánovat a rozdělovat úkoly – třeba podle toho, který technik je nejblíž danému místu.

Zvýšení bezpečnosti: Pokud někdo pracuje v rizikovém prostředí, geolokační funkce pomůže sledovat jeho pohyb v reálném čase.

Rozhodování na základě dat: Údaje o poloze mohou ukázat trendy – například jak se mění produktivita v různých místech, což je cenné pro strategické plánování.

Využijte funkci výkazů času

Výkazy času jsou základní funkcí mobilních docházkových aplikací a hrají klíčovou roli při řízení pracovní síly, zpracování mezd i projektovém managementu. Analýzou těchto výkazů můžete získat cenné informace o pracovních návycích a produktivitě svých zaměstnanců na dálku. Zároveň se tím usnadňuje správa týmů a různých projektů.

Jak z této funkce vytěžit maximum:

Pravidelně kontrolujte výkazy času Prohlížejte si výkazy času, které aplikace generuje. Sledujte, kolik hodin kdo odpracoval, kdy dosahuje největší produktivity a kolik času věnuje jednotlivým úkolům nebo projektům. Tato analýza může odhalit vzorce a trendy, které by jinak zůstaly bez povšimnutí.

Zjednodušte zpracování mezd Výkazy poskytují přesné záznamy o odpracovaných hodinách, což je neocenitelné při výpočtu mezd. Pomáhá to zajistit správné odměňování a předcházet nedorozuměním či sporům.

Zlepšete řízení projektů Výkazy času vám umožní efektivněji řídit projekty. Podle výzkumů téměř 60 % projektových manažerů vede současně dva až pět projektů – sledování času je tak klíčové. Díky informacím o tom, kolik času se věnuje jednotlivým úkolům, lze odhalit slabá místa nebo oblasti vyžadující více zdrojů a lépe odhadovat časové nároky budoucích projektů.

Zlepšete alokaci zdrojů Analýza výkazů času vám pomůže činit informovaná rozhodnutí o rozdělování pracovní síly. Například pokud určité úkoly pravidelně zabírají více času, může to znamenat potřebu posílit daný tým nebo oblast.

Rozpoznejte přetížení a riziko vyhoření Pravidelná kontrola výkazů pomáhá odhalit zaměstnance, kteří dlouhodobě pracují nad rámec běžné doby, a mohou být v ohrožení syndromem vyhoření. Díky těmto údajům můžete jednat včas a podpořit zdravější rovnováhu mezi prací a osobním životem.

Budujte kulturu transparentnosti Když zaměstnanci vědí, že jejich pracovní doba je přesně evidována, posiluje to důvěru a pocit spravedlnosti. Sami pak mohou výkazy využívat ke sledování vlastního času a zlepšování pracovních návyků.

Využijte možnosti integrace

V dnešním digitálním prostředí může používání několika oddělených aplikací vést k roztříštěným datům, neefektivním procesům a zbytečné administrativní zátěži. Mobilní docházková aplikace s možnostmi integrace může tyto procesy zjednodušit, sjednotit data a zvýšit produktivitu.

Jak na to:

Propojte s mzdovým systémem Integrací s mzdovým systémem můžete automatizovat výpočet odpracované doby, přesčasů a absencí. Tím se minimalizují chyby, šetří čas a zajišťuje přesné a včasné vyplácení mezd.

Integrujte s nástroji pro řízení projektů Napojení na nástroje jako Trello, Asana nebo jiné systémy umožní přiřazovat úkoly, sledovat čas jejich plnění a vyhodnocovat postup. Získáte tak přesnější přehled o využití zdrojů a průběhu projektů.

Synchronizujte s kalendáři Propojení s kalendářovými aplikacemi poskytuje kompletní přehled o dostupnosti a plánech zaměstnanců, usnadňuje plánování schůzek i rozdělení pracovního vytížení.

Integrujte s komunikačními platformami Napojení na nástroje jako Slack nebo Microsoft Teams umožňuje rychlé aktualizace a plynulou komunikaci o změnách směn nebo docházce.

Propojte s HR systémem Integrace s HR systémy zjednoduší žádosti o dovolenou, správu údajů o zaměstnancích a poskytne komplexní pohled na odpracované hodiny, čerpané volno a další klíčové informace.

Využijte naplno správu dovolených

Mnohé mobilní docházkové aplikace zahrnují i funkce pro správu dovolených, což přináší výhody jak pro zaměstnance, tak pro vedení. Pokud tyto funkce využijete naplno, výrazně zlepšíte transparentnost a efektivitu v oblasti plánování volna. Správné sledování dovolených je navíc důležitou součástí budování zdravé firemní kultury při práci na dálku.

Jak na to:

Sledujte všechny typy volna Používejte aplikaci k evidenci všech typů absencí – dovolených, nemocenských, osobního volna i dalších, specifických pro vaši firmu. Všechna data budete mít na jednom místě.

Automatizujte žádosti o dovolenou Zaměstnanci mohou přes aplikaci o volno žádat a uvést jeho typ i délku. Vedoucí pracovníci mohou žádosti schvalovat nebo zamítat přímo v aplikaci. Celý proces je tak rychlejší, bez zbytečného papírování.

Sledujte zůstatky dovolené Zaměstnanci si mohou kdykoli zkontrolovat svůj zůstatek volna, což jim pomáhá lépe plánovat. Vedoucí pak mají přehled o volné kapacitě a mohou efektivněji rozdělovat úkoly.

Plánujte s ohledem na dovolené Informace o tom, kdo bude kdy mimo kancelář, pomáhají při plánování projektů, zajištění zastupitelnosti a předcházení přetížení týmů.

Zajistěte soulad s legislativou V závislosti na lokalitě může být třeba dodržovat zákonné požadavky na evidenci volna. Funkce správy dovolených vám s tím pomůže a usnadní dodržování pravidel.

Vytvářejte přehledy Na základě dat o dovolených můžete generovat přehledy a získat tak přehled o trendech v čerpání volna, absencích a dalších ukazatelích. To vám umožní lépe plánovat a případně upravit firemní politiku volna. Dovolená je důležitá – podle výzkumu měli lidé, kteří ročně využili méně než 10 dnů volna, o 34,6 % nižší šanci na povýšení či bonus v průběhu tří let.

Školte své zaměstnance

Školení je klíčovým krokem pro úspěšné zavedení mobilní aplikace pro přihlašování do práce. I ta nejintuitivnější a nejpřehlednější aplikace vyžaduje určitou míru seznámení.

Zde je několik tipů, jak zajistit, aby váš tým z aplikace vytěžil maximum:

Poskytněte komplexní školení Uspořádejte školení, kde zaměstnance provedete funkcemi a ovládáním aplikace. Pokryjte vše od základních úkonů, jako je přihlášení a odhlášení, až po pokročilejší funkce, například generování přehledů pracovní doby nebo žádosti o dovolenou.

Vytvořte uživatelské příručky Připravte uživatelské příručky nebo manuály, ke kterým se zaměstnanci mohou vracet při používání aplikace. Zahrňte snímky obrazovky, podrobné postupy, časté dotazy a rady pro řešení problémů – čím jednodušší bude orientace v aplikaci, tím lépe.

Určete „šampiony aplikace“ Identifikujte technicky zdatné členy týmu, kteří mohou pomoci ostatním s používáním aplikace. Tito „šampioni aplikace“ budou prvním kontaktním bodem při dotazech či problémech, čímž usnadní jejich rychlé vyřešení a sníží prostoje.

Zajistěte průběžnou podporu Po úvodním školení nadále podporujte své zaměstnance, naslouchejte zpětné vazbě a řešte případné potíže při používání aplikace. Pravidelně aktualizujte školicí materiály tak, aby odpovídaly změnám nebo novým funkcím v aplikaci.

Zdůrazňujte výhody Pomozte zaměstnancům pochopit přínosy používání aplikace – přesnější výpočet mezd, jednodušší správa dovolené nebo větší flexibilita. Pokud zaměstnanci znají výhody, budou aplikaci spíše přijímat a aktivně využívat. Výhody jsou samozřejmě oboustranné – podle společnosti Gartner dochází ke 40% nárůstu výkonu u zaměstnanců, kterým je poskytnuta flexibilita v tom, kde, kdy a jak pracují. Zdroj: Gartner – Future of Work

Podporujte zpětnou vazbu Povzbuzujte tým, aby sdílel zpětnou vazbu k aplikaci. Jejich postřehy vám mohou pomoci odhalit problémy v použitelnosti, zjistit, co funguje dobře, a identifikovat příležitosti ke zlepšení.