Traverse vám umožňuje sledovať pracovné výdavky, ako sú cestovanie, pobyty v hoteloch, jedlo alebo nákup kancelárskych potrieb.

Aplikácia vám umožňuje nahrať faktúry a poslať ich vašim nadriadeným, ktorí ich následne prepošlú účtovníkovi spoločnosti na preplatenie výdavkov.

Môžete odfotiť faktúru svojím mobilným telefónom a pridať ju ako prílohu k formuláru výdavkov. Toto bude najrýchlejší spôsob, ako vytvoriť záznam o výdavkoch, keď bude zavedená funkcia AI a predvyplní formulár výdavkov alebo skupinu výdavkov informáciami z faktúry/í.

Uistite sa, že text je čitateľný, a vždy si uchovávajte faktúry.

Vo verzii Traverse zadarmo môžete prezerať panel Analytics, kde je v grafe Výdavky v čase vypočítaný súčet výdavkov za každý týždeň, mesiac alebo rok. V tom istom grafe budú tiež súčty výdavkov pre až päť vybraných kategórií výdavkov pre rovnaké časové intervaly.

V koláčovom grafe nižšie sú sekcie s percentami z celkových výdavkov pre každú kategóriu. Pre každú sekciu je dostupný tooltip, ktorý zobrazuje názov, percento a sumu peňazí pre vybranú kategóriu výdavkov. Koláčový graf momentálne funguje iba pre celkový súčet nahlásených výdavkov, neskôr bude pridaný aj výber časového intervalu.

V platenej verzii Traverse sú výdavky zasielané vášmu nadriadenému v reportoch. Vyplníte report, nahráte faktúry, pridáte akékoľvek ďalšie informácie, ktoré chcete, a odošlete ho.

Svoje výdavky môžete registrovať v akejkoľvek mene. Reporty v rôznych menách sú rozdelené samostatne.

Všetky výdavky v reportoch sú triedené podľa typu—napríklad cestovanie, jedlo alebo pobyt v hoteli.

Záleží to na politikách vašej spoločnosti. Zamestnávateľ zvyčajne rezervuje a platí za významné výdavky, ako sú letenky alebo pobyty v hoteloch. V tomto prípade zamestnanec nemusí vytvárať výkaz výdavkov.

Môžete vytvoriť správu aj vtedy, keď bola služobná cesta zrušená, kde môžete nahlásiť položky ako zakúpené letenky. Potom by ste mali byť odškodnení.

V prípade podozrenia by mal zamestnávateľ vyžiadať pôvodnú faktúru a kontaktovať poskytovateľa služby.

Ak ste odoslali neúplnú správu a tá ešte nebola schválená vaším nadriadeným, môžete ju upraviť.

Správu nemôžete upravovať po jej schválení a odoslaní žiadosti o preplatenie.

Môžete vytvoriť novú správu, ktorá bude obsahovať chýbajúce informácie.

Ak ste omylom odoslali dodatočný výdavok, môžete o tom informovať svojho nadriadeného, ktorý môže upravovať aj schválené správy.

Supervízor by mal rozhodnúť, či informácie zodpovedajú výdavku, predtým ako ho schváli.

Všetky poctivé výdavky musia byť preplatené.

Môžete nahrať fotografie, PDF súbory alebo pridať poznámku, náklady na cestu, vzdialenosť atď.

Po tom, čo váš nadriadený schváli správu, je automaticky odoslaná nová žiadosť o náhradu nákladov do účtovného oddelenia spoločnosti.

Postup vyplácania závisí od politík vašej spoločnosti.