8 efektívnych spôsobov, ako pripomenúť zamestnancom, aby včas odovzdali výkaz práce

Stanovenie termínov na odovzdanie

Stanovenie termínov je nevyhnutné, aby zamestnanci získali pocit rutiny a pochopili dôsledky nedokončenia tejto úlohy včas. S celým procesom môžete svojim zamestnancom pomôcť mnohými spôsobmi a zabezpečiť, aby nikto netrpel. Najhoršie, čo môžete urobiť, je nechať zamestnancov ignorovať svoje povinnosti, až kým nie je príliš neskoro, takže pravidelné pripomienky sú dôležité. V ďalšej časti si môžete prečítať o niektorých dobrých metódach, ako udržať svojich zamestnancov organizovaných a pomôcť im vyplniť výkazy práce včas.

8 najjednoduchších spôsobov, ako pripomínať zamestnancom

Mnoho ľudí čaká až do posledného momentu, čo vedie k oneskoreniam a nepresným odovzdaniam. Pravidelné pripomínanie zamestnancom pomáha predchádzať zábudlivosti a výhovorkám. Toto sa dá urobiť veľmi nestresujúcim a dokonca motivujúcim spôsobom.

Posielajte automatizované e-maily celej firme

Posielanie automatizovaných e-mailov je spoľahlivý spôsob, ako pripomenúť zamestnancom. Predmet môže byť odľahčený. Uistite sa, že ľudia majú motiváciu otvoriť a prečítať si e-mail. Použite emoji, vtip alebo čokoľvek, čo urobí e-mail výnimočným a priateľskejším, aby ho osoba chcela prečítať a zapamätať si ho. Je múdre pravidelne meniť e-maily, pretože ľudia si zvyknú na opakujúce sa e-maily a prestanú na ne reagovať. Tiež je múdre zvážiť najlepší čas na odoslanie e-mailov, aby sa nestratili medzi inými e-mailami a neboli náhodne ignorované.

Vytvorte zdieľanú pripomienku v kalendári

Priateľská pripomienka je najlepším riešením, ako pomôcť zamestnancom sledovať ich povinnosti. Nastavte ju včas, niekoľko dní pred termínom, alebo dokonca týždeň. Pravidelné pripomienky môžu byť užitočné, ale nemali by byť príliš časté, pretože to môže pôsobiť prehnane. Pridanie poznámky s niekoľkými tipmi k pripomienke je vynikajúci spôsob, ako komunikovať a pôsobiť viac zapojene.

Zobrazujte pripomienky vo vašej aplikácii na sledovanie času

Využívanie aplikácie na sledovanie času vám výrazne pomôže s celým procesom výkazov práce, vrátane pripomienok. Väčšina softvérov a aplikácií by mala mať rôzne prispôsobenia a spôsoby, ako automaticky posielať pripomienky na telefón, e-mailom atď.

Posielajte personalizované e-mailové pripomienky

Personalizácia správy spôsobí, že sa príjemca bude cítiť viac zapojený a môže reagovať lepšie. Ľudia nesmú zabudnúť na správu a jej prispôsobenie im pomôže. Tiež každý uprednostňuje čítanie personalizovaných e-mailov pred bežnými, nevýraznými. Podľa Inbox Insights 60 % najúspešnejších e-mailových marketérov považuje personalizáciu za jeden z najlepších spôsobov, ako zvýšiť angažovanosť, pretože e-maily s personalizovanými predmetmi sú o 26 % pravdepodobnejšie otvorené.

Posielajte automatizované správy v chate

Zoznámte sa s obľúbenou metódou komunikácie vašich zamestnancov a využite to vo svoj prospech. Napríklad, ak máte firemný chat, malo by byť možné poslať automatizovanú správu alebo ich informovať osobnejšie. Napokon, pripomienky sú zbytočné, ak ich nikto nevidí.

Používajte mobilné notifikácie

V dnešnej dobe sa každý silno spolieha na svoj mobilný telefón. Keď pošlete správu na telefóny svojich zamestnancov, môžete si byť takmer istí, že si ju všimnú. Avšak prílišné spoliehanie sa na túto metódu nie je dobrý nápad, pretože nechcete pôsobiť otravne a vyčerpávajúco. Ochrana „práva na odpojenie“ je dôležitá, pretože môžete neúmyselne spôsobiť ďalší stres, ak posielate príliš veľa notifikácií vo voľnom čase vašich zamestnancov.

Pripomínajte zamestnancom ústne

Samozrejme, komunikácia je kľúčová a len preto, že máme technológie, ktoré nám pomáhajú lepšie komunikovať, neznamená, že by ste mali zanedbávať komunikáciu osobne.

Ponúknite motiváciu

Keď vaši zamestnanci presne a včas odovzdajú výkazy práce, nezabudnite to oceniť. Vyjadrite svoju vďaku, aby zostali motivovaní a cítili sa dobre z dokončenej úlohy. Pozitívne potvrdenia môžu mať veľký vplyv na správanie a motiváciu vašich zamestnancov.

Zjednodušte proces sledovania času

Aj pri stanovených pravidlách môžu nastať ďalšie problémy. Napríklad štúdia Adobe ukazuje, že 56 % pracovníkov v podnikoch a 65 % lídrov SMB považuje vyplňovanie výkazov práce za hlavnú rozptýlenie od skutočnej práce. Okrem toho môžu byť termíny stresujúce, a mnohí ľudia majú problémy s vyplňovaním výkazov práce správne.

Existuje však mnoho spôsobov, ako eliminovať všetky tieto problémy. Získajte softvér na výkazy práce, ktorý automaticky vyplní všetko za vašich zamestnancov alebo aspoň uľahčí proces. Výsledkom bude, že vaši zamestnanci budú mať vždy svoje výkazy práce vyplnené včas a budú oveľa presnejšie. Dobrý softvér by vám mal poskytnúť mnoho spôsobov, ako prispôsobiť proces sledovania času, aby sa výkazy práce vyplnili správne a včas - čo môže byť neobvyklé pri bežných metódach.