7 tipov na používanie aplikácie na mobilné prihlásenie pre vzdialených zamestnancov

Zvyšujúce sa prijatie práce na diaľku je jednou z najvýraznejších zmien v globálnom podnikateľskom prostredí. V skutočnosti, k roku 2023, 12,7 % zamestnancov na plný úväzok pracuje z domu, zatiaľ čo 28,2 % pracuje v hybridnom modeli. Práca na diaľku otvorila dvere profesionálom pracovať flexibilne a spoločnostiam rozšíriť svoj talentový fond nad rámec geografických obmedzení. Avšak, prináša aj nové výzvy v riadení a sledovaní hodín a produktivity zamestnancov na diaľku.

Našťastie, technológia je tu na pomoc s mobilnými aplikáciami na zaznamenávanie príchodov. Tieto aplikácie poskytujú pohodlný spôsob sledovania pracovných hodín, monitorovania produktivity a riadenia žiadostí o dovolenku pre zamestnancov na diaľku. V nasledujúcom blogovom príspevku sa dozviete sedem základných krokov, ako maximalizovať výhody týchto aplikácií.

Vyberte aplikáciu s užívateľsky prívetivým rozhraním

Rozhranie aplikácie slúži ako prvý bod interakcie medzi užívateľom a softvérom. Preto je výber mobilnej aplikácie na zaznamenávanie príchodov s užívateľsky prívetivým rozhraním pre vašich zamestnancov na diaľku kľúčový. Užívateľsky prívetivé v tomto kontexte znamená, že aplikácia je ľahko navigovateľná, ľahko pochopiteľná a nevyžaduje rozsiahle školenie.

Zvážte nasledujúce aspekty pri hodnotení rozhrania aplikácie na sledovanie času:

Jednoduchosť: Mala by jasne a stručne prezentovať všetky potrebné funkcie a funkcie. Preťaženie rozhrania zbytočnými funkciami môže spôsobiť, že aplikácia bude zložitá a mätúca.

Intuitívnosť: Užívateľ by mal prirodzene pochopiť, kam kliknúť ďalej alebo ako nájsť konkrétnu funkciu. Cieľom je minimalizovať krivku učenia, aby zamestnanci mohli aplikáciu efektívne používať čo najskôr.

Konzistentnosť: Dizajnové prvky, funkcie a navigácia by mali byť konzistentné v celej aplikácii. Konzistentnosť v dizajne pomáha užívateľom rýchlo pochopiť aplikáciu a znižuje pravdepodobnosť chýb.

Prístupnosť: Mala by dodržiavať štandardy prístupnosti, poskytovať možnosti prispôsobenia, ako je zmena veľkosti písma, nastavenia kontrastu a ďalšie.

Podpora viacerých jazykov: Ak je váš tím globálne rozptýlený, zvážte aplikáciu, ktorá podporuje viacero jazykov. Takto môžu vaši zamestnanci používať aplikáciu v jazyku, v ktorom sa cítia pohodlne.

Používajte funkcie sledovania v reálnom čase

Sledovanie v reálnom čase je základnou funkciou v mobilných aplikáciách na zaznamenávanie príchodov, ktorá výrazne zlepšuje riadenie vášho tímu na diaľku. Táto funkcia ponúka živé aktualizácie o pracovných hodinách, stave úloh a dostupnosti zamestnancov.

Tu je, ako maximalizovať jej využitie:

Monitorujte pokrok a dostupnosť: Sledovanie v reálnom čase poskytuje živý pohľad na to, kto pracuje, na akých úlohách pracuje a aký je ich pokrok. To pomáha manažérom efektívnejšie dohliadať na časové harmonogramy projektov a pracovné toky. Tiež umožňuje zamestnancom skontrolovať dostupnosť svojich kolegov pre spoluprácu na úlohách alebo stretnutiach.

Udržujte presné záznamy o čase: Keď sa zamestnanci prihlásia alebo odhlásia v reálnom čase, aplikácia udržiava presné záznamy o ich pracovných hodinách, až po minútu. Táto presnosť je kľúčová pre výplatné listiny a pomáha predchádzať sporom o pracovné hodiny.

Identifikujte plytvanie časom: Pomocou sledovania v reálnom čase môžete identifikovať činnosti, ktoré spotrebujú viac času, než je potrebné. To môže pomôcť identifikovať neefektívnosti vo vašich procesoch, čo vám poskytne informácie potrebné na zefektívnenie pracovných tokov a zvýšenie produktivity.

Zvýšte zodpovednosť: Sledovanie v reálnom čase môže podporiť pocit zodpovednosti a zodpovednosti medzi vašimi zamestnancami. Vedieť, že ich pracovné hodiny sú sledované, môže odradiť od prokrastinácie a podporiť sústredenú prácu.

Okamžité opatrenia: Dáta v reálnom čase umožňujú manažérom okamžite konať, ak je to potrebné. Napríklad, ak projekt zaostáva za plánom, manažéri môžu okamžite identifikovať problém a prijať nápravné opatrenia.

Hľadajte schopnosti geo-sledovania

Geo-sledovanie je funkcia, ktorá môže pridať novú dimenziu k riadeniu vašej pracovnej sily na diaľku. Používa GPS technológiu na určenie geografickej polohy vašich zamestnancov, keď sa prihlásia alebo odhlásia. Trh s RTLS (systémy sledovania v reálnom čase) bol ohodnotený na $3,9 miliardy v roku 2021 a očakáva sa, že sa v priebehu nasledujúcich piatich rokov strojnásobí, čo ukazuje, aké prospešné a dokonca dôležité to pre spoločnosti naozaj je.

V závislosti od vašich obchodných požiadaviek a povahy práce na diaľku môže geo-sledovanie poskytnúť niekoľko výhod:

Overte polohu zamestnanca: Ak sú vaši zamestnanci povinní pracovať z konkrétnych miest, mobilná aplikácia na zaznamenávanie príchodov s geo-sledovaním môže potvrdiť, že sú na správnom mieste, keď sa prihlásia. To môže byť obzvlášť užitočné pre podniky poskytujúce služby na rôznych miestach klientov, ako sú čistiace, konzultačné alebo stavebné práce.

Zlepšite plánovanie: Geo-sledovanie môže byť použité na zlepšenie plánovania a logistiky. Napríklad, ak riadite tím technikov na diaľku, môžete použiť geo-sledovanie na priradenie úloh na základe blízkosti členov tímu k rôznym pracovným miestam.

Zvýšte bezpečnostné opatrenia: V niektorých prípadoch môže geo-sledovanie zvýšiť bezpečnosť vašich zamestnancov. Ak zamestnanec pracuje na potenciálne nebezpečnom mieste, funkcia geo-sledovania môže poskytnúť aktualizácie v reálnom čase o jeho polohe.

Rozhodnutia založené na dátach: Dáta z geo-sledovania môžu poskytnúť cenné poznatky o vašej pracovnej sile. Napríklad, môžete identifikovať trendy v produktivite súvisiace s rôznymi pracovnými miestami alebo použiť tieto dáta na strategické plánovanie.

Využite funkciu reportovania času

Reportovanie času je základnou funkciou mobilných aplikácií na zaznamenávanie príchodov, ktorá zohráva kľúčovú úlohu v riadení pracovnej sily, spracovaní výplat a riadení projektov. Analýzou časových správ môžete získať cenné poznatky o pracovných vzorcoch a produktivite vašich zamestnancov na diaľku. Tiež to uľahčuje riadenie skupín alebo rôznych projektov.

Tu je, ako môžete túto funkciu využiť na maximum:

Pravidelne prehliadajte časové správy: Prehliadajte časové správy generované vašou mobilnou aplikáciou na zaznamenávanie príchodov. Pozrite sa na počet hodín, ktoré každý zamestnanec pracuje, ich časy špičkovej produktivity a koľko času je venovaného rôznym úlohám alebo projektom. Táto analýza môže odhaliť vzory a trendy, ktoré by inak zostali nepovšimnuté.

Zjednodušte spracovanie výplat: Časové správy poskytujú presný záznam o hodinách odpracovaných každým zamestnancom, čo je neoceniteľné pri spracovaní výplat. Pomáha to zabezpečiť, že zamestnanci sú správne platení za svoj čas, čím sa znižuje riziko sporov a nedorozumení.

Zlepšite riadenie projektov: Časové správy vám môžu pomôcť efektívnejšie riadiť projekty. Podľa výskumu takmer 60 % projektových manažérov riadi medzi dvoma a piatimi projektmi, čo robí kľúčovým mať správnu funkciu sledovania. Pochopením, koľko času je venovaného každej úlohe, môžete identifikovať úzke miesta alebo oblasti, ktoré vyžadujú dodatočné zdroje. Tiež poskytuje základ pre odhady časových harmonogramov pre budúce projekty.

Zlepšite alokáciu zdrojov: Analýzou časových správ môžete robiť informované rozhodnutia o alokácii zdrojov. Napríklad, ak určité úlohy konzistentne trvajú dlhšie, než sa očakávalo, môže to naznačovať, že do týchto oblastí je potrebné prideliť viac zdrojov.

Identifikujte prepracovanie a vyhorenie: Pravidelné prehliadanie časových správ vám môže pomôcť identifikovať zamestnancov, ktorí konzistentne pracujú nadčas a môžu byť ohrození vyhorením. S týmito informáciami môžete proaktívne riešiť problém a podporovať zdravšiu rovnováhu medzi pracovným a súkromným životom.

Vytvorte kultúru transparentnosti: Keď zamestnanci vedia, že ich pracovné hodiny sú presne sledované a reportované, môže to podporiť kultúru transparentnosti a spravodlivosti. Zamestnanci môžu tiež používať tieto správy.

Využite schopnosti integrácie

V dnešnom digitálnom pracovnom prostredí môže mať viacero samostatných aplikácií za následok nespojené dáta, neefektívne procesy a dodatočnú administratívnu prácu. Mobilná aplikácia na zaznamenávanie príchodov so schopnosťami integrácie môže zefektívniť pracovné toky, poskytnúť jednotnejší pohľad na dáta a zvýšiť produktivitu.

Tu je, ako optimalizovať tieto funkcie:

Prepojte s výplatnými systémami: Integrácia vašej aplikácie na sledovanie času a výplatného systému môže automatizovať únavný proces výpočtu pracovných hodín, nadčasov a absencií pre výplaty. To môže minimalizovať chyby, ušetriť čas a zabezpečiť, že zamestnanci sú platení presne a včas.

Integrujte s nástrojmi na riadenie projektov: Integrácia s nástrojmi na riadenie projektov môže umožniť priraďovanie úloh, sledovanie času stráveného na nich a monitorovanie ich pokroku v rámci jedného systému. To môže poskytnúť presnejší pohľad na to, ako sú zdroje využívané, zlepšiť časové harmonogramy projektov a zvýšiť celkovú produktivitu.

Synchronizujte s kalendárovými aplikáciami: Synchronizácia vašej aplikácie na zaznamenávanie príchodov s kalendárovými aplikáciami môže poskytnúť komplexný pohľad na rozvrhy vašich zamestnancov. To môže pomôcť plánovať stretnutia, riadiť pracovnú záťaž a predpovedať dostupnosť.

Spolupracujte s komunikačnými platformami: Integrácia s tímovými komunikačnými platformami, ako sú Slack alebo Microsoft Teams, môže uľahčiť rýchlejšie aktualizácie a bezproblémovú komunikáciu o pracovných hodinách alebo zmenách v rozvrhu.

Prepojte s HR systémami: Integrácia s HR systémami môže pomôcť zefektívniť žiadosti o dovolenku, riadiť záznamy zamestnancov a sledovať ďalšie dôležité údaje o zamestnancoch. Tiež môže poskytnúť komplexnejší pohľad na pracovné hodiny zamestnancov, dni dovolenky a ďalšie relevantné informácie.

Maximalizujte funkciu riadenia dovoleniek

Mobilné aplikácie na zaznamenávanie príchodov často disponujú funkciami riadenia dovoleniek, ktoré ponúkajú množstvo výhod pre manažérov a zamestnancov. Tieto funkcie môžu viesť k transparentnejším a efektívnejším procesom riadenia dovoleniek, keď sú maximalizované. Správne sledovanie dovoleniek je dôležitou súčasťou udržiavania dobrej kultúry práce na diaľku, a dobrá mobilná aplikácia na zaznamenávanie príchodov to zabezpečí.

Tu je, ako:

Sledujte všetky typy dovoleniek: Použite funkciu riadenia dovoleniek na sledovanie všetkých typov absencií, vrátane dní dovolenky, nemocenských, osobného času a akýchkoľvek iných typov dovoleniek relevantných pre vašu spoločnosť. Toto centralizuje všetky informácie súvisiace s dovolenkami, čo uľahčuje ich riadenie.

Automatizujte žiadosti a schvaľovanie dovoleniek: Zamestnanci môžu použiť aplikáciu na žiadosť o dovolenku, poskytnúť potrebné detaily, ako je typ a trvanie dovolenky. Manažéri môžu potom tieto žiadosti priamo v aplikácii prehliadať a schvaľovať alebo zamietať. Toto automatizuje proces žiadosti a schvaľovania dovoleniek, šetrí čas a znižuje papierovanie.

Monitorujte zostatky dovoleniek: Zamestnanci môžu pomocou aplikácie kedykoľvek skontrolovať svoj zostávajúci zostatok dovolenky. Táto transparentnosť im môže pomôcť efektívnejšie plánovať svoju dovolenku. Manažéri môžu tiež použiť túto funkciu na sledovanie zostatkov dovoleniek a plánovanie zdrojov.

Plánujte okolo dovoleniek: Vedieť, kto bude na dovolenke a kedy, môže pomôcť manažérom efektívnejšie plánovať úlohy a časové harmonogramy projektov. To môže zabezpečiť, že pracovná záťaž je spravodlivo rozdelená medzi dostupných členov tímu, čím sa predchádza prepracovaniu a zabezpečuje, že projekty zostanú na správnej ceste.

Udržujte súlad: V závislosti od vašej lokality môžu existovať právne požiadavky týkajúce sa dovoleniek. Funkcia riadenia dovoleniek vám môže pomôcť sledovať využité dovolenky a zabezpečiť súlad s príslušnými zákonmi alebo predpismi.

Vytvárajte správy o dovolenkách: Môžete použiť údaje o dovolenkách na vytváranie správ, ktoré poskytujú prehľady o trendoch dovoleniek, vzorcoch absencií a ďalších. Tieto správy vám môžu pomôcť robiť informovanejšie rozhodnutia o vašej politike dovoleniek a efektívnejšie riadiť vašu pracovnú silu. Správne riadenie dovoleniek je dôležité, pretože ľudia, ktorí si vzali menej ako 10 dní dovolenky ročne, mali 34,6 % pravdepodobnosť, že dostanú zvýšenie alebo bonus v trojročnom období.

Školte svojich zamestnancov

Školenie je kľúčovým krokom pri úspešnej implementácii mobilnej aplikácie na zaznamenávanie príchodov. Aj tá najintuitívnejšia a užívateľsky najprívetivejšia aplikácia vyžaduje určitú úroveň zoznámenia sa.

Tu je, ako zabezpečiť, aby váš tím získal z aplikácie maximum:

Poskytnite komplexné školenie: Organizujte školenia, aby ste svojich zamestnancov previedli funkciami a funkčnosťami aplikácie. Uistite sa, že pokryjete všetky aspekty, od základných funkcií, ako je prihlásenie a odhlásenie, až po zložitejšie, ako je generovanie časových správ alebo žiadosti o dovolenku.

Vytvorte užívateľské príručky: Vypracujte užívateľské príručky alebo príručky, na ktoré sa zamestnanci môžu odvolávať pri navigácii v aplikácii. Zahrňte snímky obrazovky, krok za krokom pokyny, často kladené otázky a tipy na riešenie problémov, aby bolo pre váš tím čo najjednoduchšie používať aplikáciu.

Určte 'šampiónov aplikácie': Identifikujte technicky zdatných jednotlivcov vo vašom tíme, ktorí môžu pomôcť ostatným zvyknúť si na aplikáciu. Títo 'šampióni aplikácie' môžu byť prvým kontaktným bodom pre akékoľvek otázky alebo problémy súvisiace s aplikáciou, čím sa uľahčí rýchlejšie riešenie a zníži prestoje.

Poskytujte priebežnú podporu: Po úvodnom školení neustále podporujte svojich zamestnancov, buďte otvorení spätnej väzbe a riešte akékoľvek výzvy, ktorým čelia pri používaní aplikácie. Pravidelne aktualizujte svoje školiace materiály, aby odrážali zmeny alebo doplnky k funkciám aplikácie.

Podporujte výhody: Pomôžte svojim zamestnancom pochopiť výhody používania aplikácie, ako je presnejšie výplatné listiny, jednoduchšie riadenie dovoleniek a zvýšená flexibilita. Keď poznajú výhody, je pravdepodobnejšie, že aplikáciu prijmú a efektívne ju využijú. Samozrejme, existujú výhody pre obe strany; podľa Gartneru je 40 % nárast vysoko výkonných zamestnancov, keď majú flexibilitu v tom, "kde", "kedy" a "ako" pracujú.

Podporujte spätnú väzbu: Povzbudzujte svoj tím, aby poskytoval spätnú väzbu o aplikácii. Ich poznatky vám môžu pomôcť identifikovať akékoľvek problémy s použiteľnosťou, pochopiť, čo funguje dobre, a odhaliť príležitosti na zlepšenie.